10 عناصر أساسية لإدارة المشروع
الثلاثاء - 10 يناير 2023
Tue - 10 Jan 2023
تضمن العمليات الناجحة في إدارة المشاريع أداء عالي المستوى لكل مرحلة من مراحل المشروع، وتتيح توجيها أكثر فاعلية لأنشطة المشروع، وتنظم عملية الإدارة من خلال تنسيق الخطط التي تساعد بدورها في الوصول إلى الأهداف التي تم وضعها. فما هي إدارة المشاريع؟ وما هي العناصر الأساسية لإدارة المشروع؟
تمثل إدارة المشاريع تطبيق عمليات وأساليب ومهارات وخبرات ومعرفة تم تعلمها واكتسابها بغرض تحقيق أهداف المشروع المحددة، وذلك حسب معايير القبول المتفق عليها قبل بدء المشروع. وتقيد المشاريع الناجحة بمخرجات نهائية لها مقياس زمني ومالي.
تمر دورة حياة المشروع أو أي طور من أطواره بمراحل أساسية هي مرحلة البدء، والتخطيط، والتنفيذ، والمراقبة والتحكم، والإغلاق. يسعى مدير المشروع المحترف إلى إيجاد خطط تضمن السيطرة الناجحة على كل الأنشطة والأعمال ضمن فترة تنفيذ المشروع.
10 عناصر أساسية لإدارة المشروع
لضمان بقاء المشروع ضمن مساره الصحيح، لابد من توافر 10 عناصر أساسية لإدارة المشروع تضمن تنظيم وتوجيه المشروع من البدء إلى الإغلاق، إذ توحد هذه العناصر جهود فريق المشروع للوصول بنجاح إلى أهداف المشروع.
1 - ميثاق المشروع: يمثل ميثاق المشروع وثيقة رسمية مباشرة وقصيرة تعمل كأساس للمشروع وتشرع وجوده. يعد ميثاق المشروع دليلا مرجعيا يحمل في طياته أهداف المشروع، والمنافع والأضرار التي تطال أصحاب المصلحة من تنفيذه وموارد المشروع، يتيح الميثاق لفريق المشروع قيود وموارد المشروع.
يعد ميثاق المشروع الدليل الإرشادي الموجه للمشروع بهدف إعداد خطة، وتنفيذ أنشطة المشروع بنجاح لتحقيق أهداف المشروع. يشير معهد إدارة المشاريع الأمريكي PMI إلى ضرورة احتواء ميثاق المشروع على أهداف، ومسلمات، وغايات، ونطاق، ومخاطر، وميزانية، وموارد المشروع بشكل مختصر، والاستفاضة في وضع الخطط المفصلة ضمن طور التخطيط.
2 - لائحة الأهداف: وهي تشير إلى ما يتوجب تحقيقه بنهاية المشروع، وتشمل الأهداف المخرجات والأهداف الملموسة وغير الملموسة مثل التحفيز وزيادة الإنتاجية، ويجب أن تكون أهداف المشروع ذكية SMART لزيادة احتمالات الوصول لأهداف المشروع. تمثل الأهداف الذكية أهدافا محددة، ومرتبطة بشكل مباشر بالمشروع، وقابلة للتحقيق والقياس في كافة مراحل المشروع، ولها إطار زمني محدد.
3 - لائحة المهام: تتشكل من مجموعة الأنشطة المترابطة ذات الأولوية التي يؤديها الفريق بها بغرض إكمال المشروع والوصول للأهداف الموضوعة. تشمل قائمة المهام مجموعة نشاطات تم تخطيطها لأداء مهمة معينة، وفي وقت معين، وبتكلفة محددة مسبقا.
عادة ما تنشئ لوائح المهام في بداية المشروع. ويتفق عليها من قبل كامل الفريق، وأصحاب المصلحة الرئيسين. وكلما كان مستوى التوافق على اللوائح أعلى، كانت الموارد والنفقات التي يحتاجها المشروع أقل عرضة للصراع على استخدامها.
4 - الخطة الزمنية للمشروع: تشمل تطوير وتحليل جدول زمني لإنجاز جميع أنشطة المشروع، وترتبط بشكل مباشر بنطاق المشروع، فهي تساعد على إكمال المشروع في الوقت المحدد، وضمن حدود الميزانية.
تشمل عمليات إدارة الخطة الزمنية للمشروع تحديد الأنشطة، وتخطيط التسلسل المناسب لها، وتقدير الموارد اللازمة لكل نشاط، وتقدير المدة الزمنية لكل نشاط، ووضع الجدول الزمني اللازم للمشروع وفق سلسلة الأنشطة، وتخطيط جدول التحكم أو خطة إدارة الوقت.
ذكرت دراسات بأن ما يقارب من 50% من الشركات والمنظمات تبدأ بمخطط زمني أولي للمشروع، ويستخدم هذا الجدول في تقييم أداء المشروع، وسير عمل الموارد المخصصة له.
5 - الخطة المالية للمشروع: وتشمل إجراءات تمويل المشروع اللازمة لتنفيذ الأنشطة المرتبطة، وبالتالي تحقيق الأهداف الموضوعة. لإعداد خطة مالية للمشروع لا بد من تقدير التكاليف، وتحديد الميزانية اللازمة لتنفيذ المشروع، ومراقبة التكاليف، ومنعها من تجاوز الأرصدة المالية الموضوعة.
تحدد الخطة المالية جميع نفقات المشروع من عمالة، ومعدات، ومواد، وتكاليف إدارية، بالإضافة لتقدير دقيق لقيمة النفقات، فهي تلخص إجمالي النفقات التي ستخصص للمشروع.
وفقا للدراسات، تفشل 57% من الشركات والمؤسسات في إنهاء مشروعها ضمن الوقت والكلفة المخططين منذ بداية المشروع، وعليه يجب تتبع الخطة الزمنية والمالية على الدوام لتجنب تجاوز هذه الخطط.
6 - تخطيط موارد المشروع: تهدف هذه العملية إلى تحديد كافة الموارد من آلات وموظفين في المشروع، وما هي الأعمال التي ستسند إليهم حسب القدرة، والمعرفة، والخبرات، وينتج عنها خطة موارد تراقب طوال فترة تنفيذ المشروع.
تشير دراسة إلى إمكانية ضياع ما يقارب من 12% من الموارد المخصصة للمشاريع بسبب سوء عمليات التخطيط، وعدم كفاية الموارد البشرية والتجهيزات اللازمة للمشروع، وهو ما يستوجب إيلاء الاهتمام للتخطيط الدقيق لموارد المشروع، والاعتماد على المعلومات الدقيقة.
7 - سجل إدارة المخاطر: يستخدم لمعرفة وتحديد المخاطر المحتملة في المشروع، وتوقع الصعوبات أو التسهيلات التي تعيق أو تسهل عمل المشروع، والتي قد تؤثر على الوصول إلى أهداف المشروع في حال حصولها.
هذه المشكلات التي تواجه المشروع قد تكون مخاطر سلبية أو فرص إيجابية، فينبغي التعامل مع المشكلات، وإيجاد الحلول المناسبة لها، وتحديد آليات الاستجابة الأنسب وتوقيت الإجابة، وتكليف شخص مسؤول عن التعامل معها، وتحويلها لفرص تؤدي لوصول المشروع لأهدافه بنجاح.
8 - أصحاب المصلحة: يشير هذا المصطلح إلى الأشخاص الذين يؤثرون أو يتأثرون بالمشروع في أي مرحلة من دورة حياة المشروع ونتائجه سلبا أو إيجابا. ويشمل مصطلح أصحاب المصلحة على سبيل المثال لا الحصر أعضاء فريق المشروع، ومدير المشروع، والمدير التنفيذي، والعملاء، والمستخدمين والمستفيدين وحتى المجتمع والسكان المحيطين بالمشروع.
يتيح تحديد أصحاب المصلحة تنفيذ خطط المشروع بشكل مناسب بأقل قدر ممكن من النزاعات، وذلك من خلال التأكد من إبلاغ كل صاحب مصلحة طوال فترة المشروع بمدى التقدم، وهل هناك معوقات بغية مشاركتهم في تحديد الحلول الفعالة، والتي تؤدي لنجاح المشروع على مستوى كامل المنظمة.
9 - هيكل تقسيم العمل: تكمن أهميته بتحليل الأعمال هرميا؛ وذلك بهدف تحديد الأنشطة التي يتعين على فريق المشروع تنفيذها للوصول للمخرجات المطلوبة لإنجاز أهداف المشروع. يهدف هيكل تقسيم العمل إلى تنظيم وتحديد النطاق الكلي للمشروع، ويشير كل مستوى منه إلى تعريف تفصيلي لمجموعة أعمال يتحمل مسؤوليتها عضو واحد فقط أو أكثر من أعضاء فريق المشروع.
يسهم هيكل تقسيم العمل بتسهيل إدارة المشروع، وجعله أكثر سهولة للتنفيذ؛ وذلك من خلال تحويل الإدارة الكلية لمهام المشروع إلى إدارة وحدات عمل أبسط تشكل بمجملها كامل المشروع، ويكون كخارطة توجه مختلف المجموعات والأفراد العاملة ضمن المشروع.
10 - مراقبة المشروع: تساعد مراقبة المشروع على قياس الأداء، والتحكم فيه، ويستخدم لتقييم خطة المشروع، وتحديد المشاكل المحتملة، ومراجعة حالة المشروع، بالإضافة لتنبيه المعنيين بضرورة إجراء التغييرات اللازمة عند الحاجة، وتتزامن مرحلة مراقبة المشروع مع كل مرحلة من مراحل دورة حياة المشروع.
يمكن استخدام مراقبة المشروع للتأكد من تسليم المهام والأنشطة في الموعد المحدد، وفي حدود الميزانية، وتجنب زحف النطاق، وإدارة المخاطر، وتساعد مؤشرات الأداء الرئيسية بعمليات قياس أداء المشروع، وتحديد مستوى التقدم فيه.
يمكن التوصيف الصحيح للعناصر العشرة الأساسية في إدارة المشاريع من زيادة احتمالية الحصول على نتائج إيجابية، ورفع قدرات المؤسسات في تنفيذ مشاريع متعددة، والوصول إلى أكبر قدر ممكن من أهداف المشاريع المرجوة، وعليه من الضروري أن تولي مكاتب إدارة المشاريع اهتماما إضافيا بتطوير هذه العناصر في المنظمة.
تمثل إدارة المشاريع تطبيق عمليات وأساليب ومهارات وخبرات ومعرفة تم تعلمها واكتسابها بغرض تحقيق أهداف المشروع المحددة، وذلك حسب معايير القبول المتفق عليها قبل بدء المشروع. وتقيد المشاريع الناجحة بمخرجات نهائية لها مقياس زمني ومالي.
تمر دورة حياة المشروع أو أي طور من أطواره بمراحل أساسية هي مرحلة البدء، والتخطيط، والتنفيذ، والمراقبة والتحكم، والإغلاق. يسعى مدير المشروع المحترف إلى إيجاد خطط تضمن السيطرة الناجحة على كل الأنشطة والأعمال ضمن فترة تنفيذ المشروع.
10 عناصر أساسية لإدارة المشروع
لضمان بقاء المشروع ضمن مساره الصحيح، لابد من توافر 10 عناصر أساسية لإدارة المشروع تضمن تنظيم وتوجيه المشروع من البدء إلى الإغلاق، إذ توحد هذه العناصر جهود فريق المشروع للوصول بنجاح إلى أهداف المشروع.
1 - ميثاق المشروع: يمثل ميثاق المشروع وثيقة رسمية مباشرة وقصيرة تعمل كأساس للمشروع وتشرع وجوده. يعد ميثاق المشروع دليلا مرجعيا يحمل في طياته أهداف المشروع، والمنافع والأضرار التي تطال أصحاب المصلحة من تنفيذه وموارد المشروع، يتيح الميثاق لفريق المشروع قيود وموارد المشروع.
يعد ميثاق المشروع الدليل الإرشادي الموجه للمشروع بهدف إعداد خطة، وتنفيذ أنشطة المشروع بنجاح لتحقيق أهداف المشروع. يشير معهد إدارة المشاريع الأمريكي PMI إلى ضرورة احتواء ميثاق المشروع على أهداف، ومسلمات، وغايات، ونطاق، ومخاطر، وميزانية، وموارد المشروع بشكل مختصر، والاستفاضة في وضع الخطط المفصلة ضمن طور التخطيط.
2 - لائحة الأهداف: وهي تشير إلى ما يتوجب تحقيقه بنهاية المشروع، وتشمل الأهداف المخرجات والأهداف الملموسة وغير الملموسة مثل التحفيز وزيادة الإنتاجية، ويجب أن تكون أهداف المشروع ذكية SMART لزيادة احتمالات الوصول لأهداف المشروع. تمثل الأهداف الذكية أهدافا محددة، ومرتبطة بشكل مباشر بالمشروع، وقابلة للتحقيق والقياس في كافة مراحل المشروع، ولها إطار زمني محدد.
3 - لائحة المهام: تتشكل من مجموعة الأنشطة المترابطة ذات الأولوية التي يؤديها الفريق بها بغرض إكمال المشروع والوصول للأهداف الموضوعة. تشمل قائمة المهام مجموعة نشاطات تم تخطيطها لأداء مهمة معينة، وفي وقت معين، وبتكلفة محددة مسبقا.
عادة ما تنشئ لوائح المهام في بداية المشروع. ويتفق عليها من قبل كامل الفريق، وأصحاب المصلحة الرئيسين. وكلما كان مستوى التوافق على اللوائح أعلى، كانت الموارد والنفقات التي يحتاجها المشروع أقل عرضة للصراع على استخدامها.
4 - الخطة الزمنية للمشروع: تشمل تطوير وتحليل جدول زمني لإنجاز جميع أنشطة المشروع، وترتبط بشكل مباشر بنطاق المشروع، فهي تساعد على إكمال المشروع في الوقت المحدد، وضمن حدود الميزانية.
تشمل عمليات إدارة الخطة الزمنية للمشروع تحديد الأنشطة، وتخطيط التسلسل المناسب لها، وتقدير الموارد اللازمة لكل نشاط، وتقدير المدة الزمنية لكل نشاط، ووضع الجدول الزمني اللازم للمشروع وفق سلسلة الأنشطة، وتخطيط جدول التحكم أو خطة إدارة الوقت.
ذكرت دراسات بأن ما يقارب من 50% من الشركات والمنظمات تبدأ بمخطط زمني أولي للمشروع، ويستخدم هذا الجدول في تقييم أداء المشروع، وسير عمل الموارد المخصصة له.
5 - الخطة المالية للمشروع: وتشمل إجراءات تمويل المشروع اللازمة لتنفيذ الأنشطة المرتبطة، وبالتالي تحقيق الأهداف الموضوعة. لإعداد خطة مالية للمشروع لا بد من تقدير التكاليف، وتحديد الميزانية اللازمة لتنفيذ المشروع، ومراقبة التكاليف، ومنعها من تجاوز الأرصدة المالية الموضوعة.
تحدد الخطة المالية جميع نفقات المشروع من عمالة، ومعدات، ومواد، وتكاليف إدارية، بالإضافة لتقدير دقيق لقيمة النفقات، فهي تلخص إجمالي النفقات التي ستخصص للمشروع.
وفقا للدراسات، تفشل 57% من الشركات والمؤسسات في إنهاء مشروعها ضمن الوقت والكلفة المخططين منذ بداية المشروع، وعليه يجب تتبع الخطة الزمنية والمالية على الدوام لتجنب تجاوز هذه الخطط.
6 - تخطيط موارد المشروع: تهدف هذه العملية إلى تحديد كافة الموارد من آلات وموظفين في المشروع، وما هي الأعمال التي ستسند إليهم حسب القدرة، والمعرفة، والخبرات، وينتج عنها خطة موارد تراقب طوال فترة تنفيذ المشروع.
تشير دراسة إلى إمكانية ضياع ما يقارب من 12% من الموارد المخصصة للمشاريع بسبب سوء عمليات التخطيط، وعدم كفاية الموارد البشرية والتجهيزات اللازمة للمشروع، وهو ما يستوجب إيلاء الاهتمام للتخطيط الدقيق لموارد المشروع، والاعتماد على المعلومات الدقيقة.
7 - سجل إدارة المخاطر: يستخدم لمعرفة وتحديد المخاطر المحتملة في المشروع، وتوقع الصعوبات أو التسهيلات التي تعيق أو تسهل عمل المشروع، والتي قد تؤثر على الوصول إلى أهداف المشروع في حال حصولها.
هذه المشكلات التي تواجه المشروع قد تكون مخاطر سلبية أو فرص إيجابية، فينبغي التعامل مع المشكلات، وإيجاد الحلول المناسبة لها، وتحديد آليات الاستجابة الأنسب وتوقيت الإجابة، وتكليف شخص مسؤول عن التعامل معها، وتحويلها لفرص تؤدي لوصول المشروع لأهدافه بنجاح.
8 - أصحاب المصلحة: يشير هذا المصطلح إلى الأشخاص الذين يؤثرون أو يتأثرون بالمشروع في أي مرحلة من دورة حياة المشروع ونتائجه سلبا أو إيجابا. ويشمل مصطلح أصحاب المصلحة على سبيل المثال لا الحصر أعضاء فريق المشروع، ومدير المشروع، والمدير التنفيذي، والعملاء، والمستخدمين والمستفيدين وحتى المجتمع والسكان المحيطين بالمشروع.
يتيح تحديد أصحاب المصلحة تنفيذ خطط المشروع بشكل مناسب بأقل قدر ممكن من النزاعات، وذلك من خلال التأكد من إبلاغ كل صاحب مصلحة طوال فترة المشروع بمدى التقدم، وهل هناك معوقات بغية مشاركتهم في تحديد الحلول الفعالة، والتي تؤدي لنجاح المشروع على مستوى كامل المنظمة.
9 - هيكل تقسيم العمل: تكمن أهميته بتحليل الأعمال هرميا؛ وذلك بهدف تحديد الأنشطة التي يتعين على فريق المشروع تنفيذها للوصول للمخرجات المطلوبة لإنجاز أهداف المشروع. يهدف هيكل تقسيم العمل إلى تنظيم وتحديد النطاق الكلي للمشروع، ويشير كل مستوى منه إلى تعريف تفصيلي لمجموعة أعمال يتحمل مسؤوليتها عضو واحد فقط أو أكثر من أعضاء فريق المشروع.
يسهم هيكل تقسيم العمل بتسهيل إدارة المشروع، وجعله أكثر سهولة للتنفيذ؛ وذلك من خلال تحويل الإدارة الكلية لمهام المشروع إلى إدارة وحدات عمل أبسط تشكل بمجملها كامل المشروع، ويكون كخارطة توجه مختلف المجموعات والأفراد العاملة ضمن المشروع.
10 - مراقبة المشروع: تساعد مراقبة المشروع على قياس الأداء، والتحكم فيه، ويستخدم لتقييم خطة المشروع، وتحديد المشاكل المحتملة، ومراجعة حالة المشروع، بالإضافة لتنبيه المعنيين بضرورة إجراء التغييرات اللازمة عند الحاجة، وتتزامن مرحلة مراقبة المشروع مع كل مرحلة من مراحل دورة حياة المشروع.
يمكن استخدام مراقبة المشروع للتأكد من تسليم المهام والأنشطة في الموعد المحدد، وفي حدود الميزانية، وتجنب زحف النطاق، وإدارة المخاطر، وتساعد مؤشرات الأداء الرئيسية بعمليات قياس أداء المشروع، وتحديد مستوى التقدم فيه.
يمكن التوصيف الصحيح للعناصر العشرة الأساسية في إدارة المشاريع من زيادة احتمالية الحصول على نتائج إيجابية، ورفع قدرات المؤسسات في تنفيذ مشاريع متعددة، والوصول إلى أكبر قدر ممكن من أهداف المشاريع المرجوة، وعليه من الضروري أن تولي مكاتب إدارة المشاريع اهتماما إضافيا بتطوير هذه العناصر في المنظمة.
