محاور تحقيق جودة الأداء والمخرجات
الأحد - 04 سبتمبر 2022
Sun - 04 Sep 2022
الإدارة كما عرّفها مونتانا في كتابه «The Management» هي العمل مع ومن خلال العاملين لتحقيق أهداف المؤسسة وأهداف العاملين.
وذكرت كارين مارتن في كتاب «The Outstanding Organization» أن هناك أربعة عناصر مهمة لنجاح المؤسسات وهي التركيز والشفافية والنظام ومشاركة العاملين.
وكما يذكر في بعض أدبيات الإدارة أن النجاح هو تحقيق أهداف المؤسسات وتحقيق مستويات عالية في مجال رضا الأطراف المعنية.
هنا في هذا المقال لن أكتب عن تعريفات الإدارة ولا عن سمات المؤسسات الخارقة ولكن سأكتب عن محاور مهمة وذات أولوية في نجاح أداء المؤسسات التعليمية وتحقيق جودة في مخرجاتها من منظور نظام إدارة الجودة الصادر عام 2015 عن المنظمة الدولية للتقييس International Standardization Organization.
ولا شك أن هذه المحاور يستطيع تطبيقها والاستفادة منها مديري جميع المؤسسات لتحقيق نجاحات في التخطيط للأداء وإدارته وبالتالي جودة نتائجه.
سأذكر في مقالي هذا بعضا من هذه المحاور والتي أعتبرها من وجهة نظري مهمة لتحقيق النجاح في المؤسسات بشكل عام والمؤسسات التعليمية. وذكرها هنا لا يعني أنها غير مطبقة حاليا، إنما ذكرتها من باب تبادل المعرفة ونشرها.
يأتي في مقدمة محاور النجاح المؤسسي: سمات ومهارات وقوة معرفة المدير التنفيذي أو المدير العام أو المدير للمؤسسة مثل سمة الحلم والأناة والحكمة ومهارات حل المشكلات والقدرة على بناء وإدارة فرق العمل والقدرة على التعامل مع أدوات التقنية والاتصال الحديثة Information and Communication Technology (ICT) والقدرة على التعامل مع الآخرين.
ويعتبر المدير التنفيذي للمؤسسة المسؤول الأول عن نجاح المؤسسة ولا أبالغ إن قلت إن نسبة المسؤولية ترتفع من 85% في بعض المواقف إلى 100% في مواقف أخرى.
لذا فإن الاختيار الأمثل للمدير التنفيذي يدعم نجاح المؤسسة بشكل شامل.
ثم يأتي محور القراءة التفصيلية لسياق وفحص محتوى المؤسسة من خلال دراسة الواقعين الداخلي والخارجي ودراسة القضايا الداخلية والخارجية المؤثرة على تحقيق أهداف المؤسسة ودراسة وتحليل نقاط القوة والضعف والمهددات والفرص الخارجية.
وتبرز أهمية هذا المحور في أن بيانات ومعلومات دراسة واقع المؤسسة تمكن المدير التنفيذي للمؤسسة من التوظيف الأمثل للموارد البشرية وحسن استثمار الموارد المادية والمالية والتقنية بما يحقق الأفضل في الأداء المؤسسي بمختلف مجالاته العملية.
بالإضافة لذلك يعتمد نجاح المؤسسات على تحديد الاستراتيجية: تحديد الرؤية وتوضيح رسالة المؤسسة وتحديد نقاط التركيز والأهداف الاستراتيجية، ثم بناء الأهداف التفصيلية وخارطة برامج ومبادرات الأداء التشغيلي المحقق للأهداف الاستراتيجية. ولا شك أن بناء خطة المؤسسة التعليمية يأتي ضمن الأولويات المحققة للنجاح، لكون التخطيط الجيد يمكن المدير التنفيذي من إدارة الأداء وقياسه وقياس نتائجه أولا بأول من خلال القراءات الدورية لمؤشرات قياس الأداء ومؤشرات قياس النتائج.
وأضيف هنا أن نجاح عملية بناء الخطة يعتمد على التوجه الاستراتيجي لتحقيق رؤية المملكة 2030، وعلى الالتزام بالأدلة التنظيمية واللوائح والأنظمة المعتمدة، ومعايير الأداء ومواصفات المخرجات، واتباع نهج إدارة العمليات، وإدارة العلاقات داخل المؤسسة وفق الهيكل التنظيمي والمهام والمسؤوليات، ومشاركة العاملين.
ثم بعد ذلك تأتي إدارة الأداء كمحور ذو أهمية عالية لتحقيق النجاح، والمقصود هنا توزيع المهام والمسؤوليات واعتماد معايير الأداء ومناقشة مواصفات النواتج المتوقعة والمحققة لرضى الأطراف المعنية، وأذكر الاجتماعات وورش العمل والزيارات الميدانية المتتالية وقراءات مؤشرات قياس الأداء كأدوات لإدارة الأداء.
وفي سياق إدارة الأداء تأتي الرقابة والمتابعة وضبط الإجراءات كمحور مهم جدا من محاور النجاح كونها عمليات تمكن المدير التنفيذي وفريق عمله الإداري من التأكد من أن الأداء يسير وفقا لما خطط له. تنفيذ عمليات الرقابة والمتابعة والضبط من خلال تطبيق الأنظمة واللوائح تمكن المدير التنفيذي من الوقوف على فرص التحسين واستثمارها، فعمليات الرقابة على الأداء وقياس جودته وفق خارطة عمليات وأدوات محددة ومعلنة تدعم تحسينه وتدعم الالتزام بالمعايير المتفق عليها، كما أن عمليات الرقابة على الأداء وقياس جودته توفر البيانات والمعلومات اللازمة للمدير التنفيذي لحل المشكلات واتخاذ القرارات.
بجانب كل محور من محاور النجاح تظهر أهمية تطبيق نظام معتمد لتحفيز العاملين ونظام للمحاسبة يستخدم في منح الحوافز واتخاذ قرارات التحسين والتغيير للوصول إلى تحقيق الجودة المرجوة في الأداء التشغيلي والنواتج المحققة للأهداف الاستراتيجية.
ومن وجهة نظري أرى أن حسن اختيار المدير التنفيذي ودراسة الواقع ومعرفة متطلبات المستفيدين وتحديد استراتيجية المؤسسة التعليمية وبناء البرامج والمبادرات وبرمجتها في خطط تنفيذية ومتابعة تنفيذها ميدانيا واقتناص فرص التحسين أولا بأول وحسن إدارة الأولويات والتحفيز والمحاسبة تعتبر من محاور النجاح القوية التي تدعم تحقيق المستهدفات المحقق للأهداف الاستراتيجية المنبثقة من التوجه الاستراتيجي للمؤسسة، وبالتالي تدعم تحقيق النجاح المستدام.
وكما يقول الراوي: كلما كان أداء المدير التنفيذي مركزا وفعالا كان أداء فرق العمل مركزا وفعالا ومحققا لمخرجات تتسم بمواصفات عالية الجودة.
abubakrw@
وذكرت كارين مارتن في كتاب «The Outstanding Organization» أن هناك أربعة عناصر مهمة لنجاح المؤسسات وهي التركيز والشفافية والنظام ومشاركة العاملين.
وكما يذكر في بعض أدبيات الإدارة أن النجاح هو تحقيق أهداف المؤسسات وتحقيق مستويات عالية في مجال رضا الأطراف المعنية.
هنا في هذا المقال لن أكتب عن تعريفات الإدارة ولا عن سمات المؤسسات الخارقة ولكن سأكتب عن محاور مهمة وذات أولوية في نجاح أداء المؤسسات التعليمية وتحقيق جودة في مخرجاتها من منظور نظام إدارة الجودة الصادر عام 2015 عن المنظمة الدولية للتقييس International Standardization Organization.
ولا شك أن هذه المحاور يستطيع تطبيقها والاستفادة منها مديري جميع المؤسسات لتحقيق نجاحات في التخطيط للأداء وإدارته وبالتالي جودة نتائجه.
سأذكر في مقالي هذا بعضا من هذه المحاور والتي أعتبرها من وجهة نظري مهمة لتحقيق النجاح في المؤسسات بشكل عام والمؤسسات التعليمية. وذكرها هنا لا يعني أنها غير مطبقة حاليا، إنما ذكرتها من باب تبادل المعرفة ونشرها.
يأتي في مقدمة محاور النجاح المؤسسي: سمات ومهارات وقوة معرفة المدير التنفيذي أو المدير العام أو المدير للمؤسسة مثل سمة الحلم والأناة والحكمة ومهارات حل المشكلات والقدرة على بناء وإدارة فرق العمل والقدرة على التعامل مع أدوات التقنية والاتصال الحديثة Information and Communication Technology (ICT) والقدرة على التعامل مع الآخرين.
ويعتبر المدير التنفيذي للمؤسسة المسؤول الأول عن نجاح المؤسسة ولا أبالغ إن قلت إن نسبة المسؤولية ترتفع من 85% في بعض المواقف إلى 100% في مواقف أخرى.
لذا فإن الاختيار الأمثل للمدير التنفيذي يدعم نجاح المؤسسة بشكل شامل.
ثم يأتي محور القراءة التفصيلية لسياق وفحص محتوى المؤسسة من خلال دراسة الواقعين الداخلي والخارجي ودراسة القضايا الداخلية والخارجية المؤثرة على تحقيق أهداف المؤسسة ودراسة وتحليل نقاط القوة والضعف والمهددات والفرص الخارجية.
وتبرز أهمية هذا المحور في أن بيانات ومعلومات دراسة واقع المؤسسة تمكن المدير التنفيذي للمؤسسة من التوظيف الأمثل للموارد البشرية وحسن استثمار الموارد المادية والمالية والتقنية بما يحقق الأفضل في الأداء المؤسسي بمختلف مجالاته العملية.
بالإضافة لذلك يعتمد نجاح المؤسسات على تحديد الاستراتيجية: تحديد الرؤية وتوضيح رسالة المؤسسة وتحديد نقاط التركيز والأهداف الاستراتيجية، ثم بناء الأهداف التفصيلية وخارطة برامج ومبادرات الأداء التشغيلي المحقق للأهداف الاستراتيجية. ولا شك أن بناء خطة المؤسسة التعليمية يأتي ضمن الأولويات المحققة للنجاح، لكون التخطيط الجيد يمكن المدير التنفيذي من إدارة الأداء وقياسه وقياس نتائجه أولا بأول من خلال القراءات الدورية لمؤشرات قياس الأداء ومؤشرات قياس النتائج.
وأضيف هنا أن نجاح عملية بناء الخطة يعتمد على التوجه الاستراتيجي لتحقيق رؤية المملكة 2030، وعلى الالتزام بالأدلة التنظيمية واللوائح والأنظمة المعتمدة، ومعايير الأداء ومواصفات المخرجات، واتباع نهج إدارة العمليات، وإدارة العلاقات داخل المؤسسة وفق الهيكل التنظيمي والمهام والمسؤوليات، ومشاركة العاملين.
ثم بعد ذلك تأتي إدارة الأداء كمحور ذو أهمية عالية لتحقيق النجاح، والمقصود هنا توزيع المهام والمسؤوليات واعتماد معايير الأداء ومناقشة مواصفات النواتج المتوقعة والمحققة لرضى الأطراف المعنية، وأذكر الاجتماعات وورش العمل والزيارات الميدانية المتتالية وقراءات مؤشرات قياس الأداء كأدوات لإدارة الأداء.
وفي سياق إدارة الأداء تأتي الرقابة والمتابعة وضبط الإجراءات كمحور مهم جدا من محاور النجاح كونها عمليات تمكن المدير التنفيذي وفريق عمله الإداري من التأكد من أن الأداء يسير وفقا لما خطط له. تنفيذ عمليات الرقابة والمتابعة والضبط من خلال تطبيق الأنظمة واللوائح تمكن المدير التنفيذي من الوقوف على فرص التحسين واستثمارها، فعمليات الرقابة على الأداء وقياس جودته وفق خارطة عمليات وأدوات محددة ومعلنة تدعم تحسينه وتدعم الالتزام بالمعايير المتفق عليها، كما أن عمليات الرقابة على الأداء وقياس جودته توفر البيانات والمعلومات اللازمة للمدير التنفيذي لحل المشكلات واتخاذ القرارات.
بجانب كل محور من محاور النجاح تظهر أهمية تطبيق نظام معتمد لتحفيز العاملين ونظام للمحاسبة يستخدم في منح الحوافز واتخاذ قرارات التحسين والتغيير للوصول إلى تحقيق الجودة المرجوة في الأداء التشغيلي والنواتج المحققة للأهداف الاستراتيجية.
ومن وجهة نظري أرى أن حسن اختيار المدير التنفيذي ودراسة الواقع ومعرفة متطلبات المستفيدين وتحديد استراتيجية المؤسسة التعليمية وبناء البرامج والمبادرات وبرمجتها في خطط تنفيذية ومتابعة تنفيذها ميدانيا واقتناص فرص التحسين أولا بأول وحسن إدارة الأولويات والتحفيز والمحاسبة تعتبر من محاور النجاح القوية التي تدعم تحقيق المستهدفات المحقق للأهداف الاستراتيجية المنبثقة من التوجه الاستراتيجي للمؤسسة، وبالتالي تدعم تحقيق النجاح المستدام.
وكما يقول الراوي: كلما كان أداء المدير التنفيذي مركزا وفعالا كان أداء فرق العمل مركزا وفعالا ومحققا لمخرجات تتسم بمواصفات عالية الجودة.
abubakrw@
