كتابة خطاب شكوى

يتجه الكثيرون إلى طرق غير قانونية وغير سليمة لاسترداد حقوقهم عند صدور أي خطأ من إحدى الشركات أو المؤسسات.

ويعد تقديم خطاب شكوى إلى الجهة المعنية بالأمر أحد أفضل وأرقى الطرق في حل المشكلات.
ولهذا السبب قام عدد كبير من المواقع بتحديد طرق كتابة خطابات الشكاوى، وأبرزها موقع Letters

ما يجب معرفته عن خطابات الشكوى:
أولا: خطوات كتابة الخطاب:
1- المقدمة:
- توجيه الرسالة إلى الشخص المعني بها (المدير أو قسم خدمة العملاء).

- ذكر ماهية الشكوى بشكل مباشر وصريح.


2- سبب الشكوى:
- كتابة المشكلة بشكل واضح، ويمكن اختصارها في نقاط لتسهل قراءتها.

- الدقة في ذكر التفاصيل مثل الوقت والمكان والشهود.


3- العواقب التي تسببت بها المشكلة:
- إرفاق نسخ من أي مستندات أو أوراق تعزز الخطاب.


4- الحل:
- ذكر التعويضات المرغوب بها بشكل واضح ودقيق.

- تحديد وقت مناسب لحل المشكلة حتى لا يتم تجاهل الخطاب.


5- الخاتمة:
- إنهاء الخطاب بأسلوب لبق.

- ذكر بيانات الاتصال الشخصية مثل: العنوان ورقم الهاتف والبريد الالكتروني.

-------
ثانيا: أسلوب الكتابة:
- كبح الغضب والكتابة بأسلوب مهذب، ومراعاة أن الشركة لم تتعمد الخطأ.

- الإيجاز في الخطاب، بحيث لا يتجاوز 200 كلمة.

- الابتعاد عن التفاصيل غير الضرورية.

- استخدام لغة حازمة ورسمية، ليتم النظر إلى الخطاب بعين الاعتبار.

- تنسيق الخطاب وتنظيمه بطريقة سليمة، ويُفضل استخدام الحاسوب دائما والحفاظ على وجود مساحات بين الأسطر.

- التدقيق اللغوي واللفظي والإملائي، والحرص على عدم وجود أي أخطاء.

- تجنب الألفاظ السيئة والكلمات ذات الدلائل العنيفة أو المهينة.

- سرد المشكلة بشكل موضوعي، وعدم الانجراف وراء المشاعر.

--------
ثالثا: ما بعد إرسال الخطاب:
- الاحتفاظ بنسخة من الخطاب المقدم وجميع الأصول للأوراق التي تم إرفاقها مع الخطاب.

- الانتظار حتى انتهاء الوقت المذكور في الخطاب قبل توجيه الشكوى إلى الشخص الأعلى منصبا.

- كتابة خطاب شكوى جديد مع الإشارة إلى الخطاب السابق وإرفاقه مع مستندات الشكوى.

- في حال تجاهل جميع المسؤولين يمكن متابعة الإجراءات بشكل قانوني، وتعيين محام والمطالبة بالمستحقات والتعويضات المطلوبة.