تخطيط القوى العاملة والإنتاجية

نظر للوضع في أغلب الإدارات؛ ووجد أن الإنتاجية متدنية فطالب بزيادة الموظفين، وجاء بعد فترة ووجد أنه ورغم العدد الأكثر من كاف إلا أنه لم يحدث أي تغيير يذكر، فقام بتسريح بعض الموظفين، وفي الحالتين كانت الإنتاجية المتدنية هي العنصر الثابت، فاستشار واستخار وحلل وتبين له أن المشكلة في العمل نفسه، فالعبء الوظيفي لا يوازي عدد الموظفين فهو تارة أقل وتارة أكثر، فلذلك وحتى يتسنى معرفة العدد المناسب والقادر على القيام بهذه الأعباء لابد من معرفة ماهي هذه الأعباء على وجه التحديد، وما هي واجبات ومسؤوليات كل وظيفة، وانطلقت من حينها عملية تحليل شاملة لكل هذه الوظائف لمعرفة ماهي الواجبات المنوطة لكل وظيفة وكم تتطلب من ساعات عمل وكم تحتاج من موظفين، وبناء على هذه العملية الحسابية سيصبح من الممكن تحديد العدد المناسب من الموظفين بشكل دقيق ودون عجز أو فائض.

وفقط حين ظنوا أن مشكلتهم قد حلت، ظهرت لهم معضلة كبيرة أخرى تتعلق بإيجاد الطريقة المناسبة لمعرفة الأعباء الفعلية لكل وظيفة؟ وبعد برهة من الزمن وكثير من التفكير والتشاور قرروا القيام بعمل استقصاءات يتم تعبئتها من الموظفين أنفسهم، لأنهم هم من يعمل وهم المطالبون بالإنجاز، وبالفعل تم مخاطبة الإدارات بذلك، التي توجست من الأمر خيفة، وظنوا أن لهذه الاستقصاءات عواقب وتبعات، فاجتمعوا مع موظفيهم لمعرفة العمل المطلوب وكيف يتم تحقيقه ولم يخبروهم بالاستقصاءات ولا بعملية التحليل القائمة، وكان شغل الإدارات الشاغل ومن يترأسها بأن تضع تصورها عن العمل بطريقة لا تضرها، فكتبوا ما يرضي مناصبهم وليس ضمائرهم، وأشركوا بعض الموظفين بالخطة بشكل عام دون الدخول في التفاصيل من أجل أن يأمنوا سرهم إن أتى من يتابع، وحتى تكتمل الحبكة استغنوا عن موظف أو اثنين لعدم الحاجة، وقامت تلك الإدارات الصغيرة بتدوير هؤلاء الموظفين بين بعضهم البعض داخل تلك الإدارة الكبيرة، واكتملت جميع الأركان، وصلت الاستقصاءات بالأعمال المفترضة لا الأعمال الفعلية، والموظفين وإن قل عددهم في الإدارات الصغرى إلا أن العدد الكلي بقي كما هو، والفائض في إدارة ما ذهب ليصبح فائضا في إدارة أخرى، وبقت أزمة العمل والإنتاجية دون حل.

المشكلة مركبة وتحتاج لتدخل جراحي وتشريح، بدءا من مسميات الوظائف والتي بعضها قديم لم يعد له حاجة والبعض الآخر غامض لا دلالة واضحة له، ومن ثم عبء العمل الذي يتطلبه كل مسمى من واجبات ومسؤوليات، وموقع كل وظيفة داخل الهيكل التنظيمي، وبعد التهيئة المناسبة للعمل، تبدأ عملية التحليل لكل إدارة، فمع تغيير المسميات سيتغير العمل ويصبح أكثر وضوح للرئيس والمرؤوس، ومن بعدها سيتبين لنا ما إذا كانت المشكلة في التخطيط والتحليل أم في طبيعة العمل وثقافة العمل وسلوكيات الموظفين، وما إذا كان الخلل عاما يشمل الكل أم خاصا بكل إدارة، وكل جانب له طريقة حل تختلف عن الآخر. فالخلل الخاص بالإدارة أهون وحله سهل ونتائجه سريعة بينما إصلاح الخلل العام يتطلب التدرج وعديد من المراحل ويفضل أن يبدأ بأنموذج أو اثنين ومن ثم يعمم على باقي الإدارات.