X
اماني يماني

لا تسمح لوقتك بإدارتك بل أدره أنت

الاثنين - 25 يوليو 2022

Mon - 25 Jul 2022

يتكرر على مسامعي سؤال واحد بشكل مستمر "كيف تتحكمين بوقتك بحيث تنجزين كل أمورك، وتستمعين بحياتك؟!"، في الواقع لم يبد الأمر لي مهما إلا مع تكرار السؤال، وتكرار عبارة أظن أن "الـ 24 ساعة الخاصة بك تختلف عن ساعتنا".

في الواقع أعتبر نفسي محظوظة؛ لأن والدي -رحمة الله عليه-، كان يحترم الوقت لدرجة كبيرة، وزرع بنا حب الوقت واحترامه، ولكن السؤال الذي يطرح نفسه هو: بما أننا جميعاً نحصل على الـ24 ساعة نفسها، فلماذا يعاني البعض مع الوقت والبعض لا يعاني؟! الجواب يكمن في حسن إدارة الوقت.

السبب في ما يطرحه عليّ الزملاء، هو أنني أنهي عملي في الوقت المحدد، أتابع مسلسلا أو أشاهد فيلما، أقرأ جزءاً من كتاب، أتابع دروسي، وأجد الوقت للحديث والخروج للمقاهي، لأكون صادقة كان السؤال في أول الأمر يبدو كمزحة بالنسبة لي ولم أظن أنه سؤال حقيقي، إلا حين تكرر، حينها أدركت أن الأمر جديّ وأن ما يحدث معي بطريقة طبيعية يبدو مجهدا للبعض، ولكن الإجابة السهلة هي أنني أحب الحياة وأرغب أن أستفيد من يومي بقدر الإمكان.

بمعادلة رياضية بسيطة:


  • 8 ساعات عمل



  • 8 إلى 6 ساعات نوم



  • يعني المتبقي لنا 16 إلى 18 ساعة يمكن لنا أن نعيشها بالطريقة التي تحسن من جودة الحياة الخاصة بنا، وذلك من خلال ترتيب الأولويات.






قبل سنوات عدة، كنت أعاني من ضياع الوقت من خلال عادات سيئة مثل النوم الفائض، المحادثات التي لا داعي لها، اللعب واللعب واللعب، وبالتالي تراكم الأمور والمهام، مما دفعني للبدء في تحليل يومي ومعرفة أين الخلل، وكانت البداية بعمل القوائم.

والقوائم هنا لا أعني بها كتابة المهام يوميا وعمل قائمة تحقق وخلافه والذي قد يصعب على البعض، فالقوائم التي أقوم بها ذهنيا فقط، مع الصباح حين أستيقظ أعرف الأمور التي سأقوم بها بالتالي أرتب باقي الأحداث تباعا، وحين لا أنهي مهمة معينة أدرك أن الخلل حدث بسبب قصور مني وضعف تنسيق، ومع الأيام والسنوات بدأت أتقن الأمر حتى أصبحت أجد وقتا لأمور لم أكن أجد لها الوقت من قبل.. ولكن هل هذا يعني أن حياتي مثالية؟! لا أبدا توجد أمور مازالت تحتاج إلى تحسين ومع الأيام ستتحسن.

البداية:

كنت في الجامعة، وتحدثت إحدى محاضراتنا الفاضلات عن إدارة الوقت وكيف أنه يمكن لنا أن نبدأ في التحكم في وقتنا ومعرفة أين يذهب الوقت المهدور، في البداية طلبت منا أن نكتب مهامنا بشكل يومي ونضع وقتا لإنهاء المهمة وفي نهاية اليوم أرى هل حققت الهدف أو لا وفي حال وجود مهام لم أنجزها أعرف السبب خلفها، وفي اليوم التالي نضع الجدول، ولاحظت خلال أسبوع أن ما يضيع وقتي هو الواتس أب، والمكالمات التليفونية، حيث إنني أترك كل ما في يدي وأتحدث هاتفيا، وكان الحل هو أن أبدأ بتخفيف المكالمات وأتجاهل غير المهم وأعيد الاتصال في وقت الفراغ، ومع العمل والدراسة في وقت واحد احتجت إلى أن أرتب أولوياتي بشكل كبير لأتمكن من التركيز على دراستي ومن إنجاز العمل.. ومن هنا بدأت.

في البداية كنت أتخبط ولكن المصفوفة التي تعلمتها بالنسبة لي كانت أكثر فائدة من مصفوفة توزيع المهام لمهم وعاجل، كانت المصفوفة أو الجدول عبارة عن جدولين الأول أكتبه في نهاية يومي أكتب ماذا قمت به، الوقت التقريبي المستغرق ومن ثم أحدد مدى أهمية الأمور وأخيرا أحسب الوقت الذي أنجزته في كل مهمة لمدة أسبوع كامل وكان الجدول يشغلني حتى أصبح الجدول يأخذ وقتا مني لإنجازه بشكل جميل وملون.

أما الجدول الثاني فكان عبارة عن كتابة أهم الأمور التي أرغب بإنجازها اليوم وأحدد هل أنجزتها أم لا ومدى الإنجاز، في نهاية الأسبوع الأول جلست معي وحللنا الجدول وأعطيتني نصائح للأسبوع الثاني، وهكذا حتى انتهى الشهر ووجدت أنني لا شعوريا أخفف من الأمور التي تضيع الوقت وأستغل أي وقت متاح لي لإنجاز الأمور، وتحول الجدول من ورقي إلى ذهني آلي تلقائي.

وكوني كنت أعمل في شركة دولية وأدرس في الوقت نفسه كان يجب على التنسيق في الوقت والاهتمام به لأتمكن من إتمام عملي دون أن أقصر فيه وكذلك إكمال دراستي.

وأصبح وقت العمل للعمل ولا أدخل دراستي به إلا حين أجد وقتا في العمل، ولكن الأغلب كان ترتيبا لوقتي بين المحاضرات لأنه المطلوب في الوقت وهذا علمني شيئا ثمينا استمر معي طول العمر وهو "إن كان موعد التسليم بعد أسبوع أقول لنفسي إن موعد التسليم خلال يومين" و"إن كان آخر اليوم فهذا يعني خلال ساعتين بهذا أمنح نفسي فرصة العمل على أمور أخرى وأيضا فرصة مراجعة عملي عند الحاجة".

وبالتدريج أصبح الأمر عادة، لا أستغرق وقتا طويلا في أي عمل حتى أترك وقتا لغيره من الأعمال وكذلك للمراجعة، وكانت القاعدة متبعة حتى في عملي فإن كان التقرير يجب تسليمه خلال أسبوع فأضع لنفسي أن أنهيه خلال ثلاثة أيام أو أقل، وهذه الأمور ساعدتني على العمل على رسالتي في مرحلة الماجستير وفي الوقت نفسه حصلت على ترقية في عملي خلال سنة واحدة وأنهيت مرحلة الماجستير بتفوق والحمد لله.

التحقق من إدارة الوقت بشكل أكبر:

تأكدت من إمكاناتي بإدارة الوقت حينما ابتعثت للدراسة في الولايات المتحدة الأمريكية ومع الدراسة والأبحاث التي تنتهي، القراءة المطلوبة لكل مادة. آمنت حينها بأهمية الوقت بشكل أكبر.

كان التحدي حينما سجلت 18 ساعة في أحد الفصول الدراسية وتفاجأت أن لكل متطلب دراسي قراءات خارجية فتوجهت للمكتبة يومها واستعرت 40 كتابا ووضعتهم في المنزل، أذكر أنني جلست أطالع الكتب وأطالع متطلبات كل مادة دراسية ووجدت أنني في تحد كبير لإدارة الوقت لأتمكن من القراءة والدراسة وعمل المتطلبات ووضعت التقويم الحائطي ومفكرتي أمامي وأخذت أوزع تواريخ المهام.. جعلت الوقت المطلوب من إنهاء كل عمل قبل طلبه بـ 10 أيام على الأقل، وقبل يوم التسليم أضع المتطلبات الجانبية من طباعة تنسيق مراجعة وكذلك القراءة ووجدت أن الأمر انتهى بسلام وتمكنت من أن أنهي جميع الأعمال وكانت المرة الأخيرة التي أسجل بها 18 ساعة لأن الأمر كان منهكا على الرغم من التنسيق التام.

تمكنت من الخروج في نزهات من الزميلات هناك من التجمع معهن، أيضا من الذهاب للنادي والمطاعم والمقاهي، لعب البلاي ستيشن، الذهاب للسينما، إلا أن الفارق أن يومي ممتلئ لدرجة أنني أنهي يومي بنوم عميق.

إدارة الوقت الممتازة تظهر نتائجها في الدراسة وفي العمل، ولأن العمل أحد أهم الأولويات في الحياة والذي يلتهم نصف ساعات اليوم، وفي أوقات أغلب ساعات اليوم، خاصة عندما تكون هناك إطلاقات أو مبادرات معينة، ولكن هل يعني أنه لا يوجد وقت لمهام جانبية؟!

يحدث لنا في بعض الأحيان أن نغادر متأخرا، ونصدم بحركة المرور المزدحمة أو حادث، ونصل إلى المكتب محبطين بالفعل من العالم، وحين نقرر أن نجلس على المشروع الذي كنا نؤجله لأسابيع، ندرك أننا قد ارتبطنا بعدد من الاجتماعات المتتالية حتى الظهر، ونعم لقد تأخرنا بالفعل عن الاجتماع الأول.

وحين نخرج أخيرًا من الاجتماع الأخير، نبدأ في الخوض في رسائل البريد الالكتروني عندما يتم سحبنا إلى اجتماع مع المدير والذي لديه طلب في اللحظة الأخيرة لك، ويقول "يجب أن يستغرق إنهاء الأمر ساعة واحدة فقط"، وطبعا قد يأخذ وقتا أطول للأسف.

الخبر السار هو أن هناك طرقًا لاستعادة تلك الساعات الضائعة من اليوم التي تبدو مراوغة. الأمر كله يتعلق بإدارة الوقت الشخصية، إدارة وقتك بدلاً من السماح له بإدارتك.

أذكر أني قرأت معلومة تقول "82% من الناس لا يهتمون بأهمية إدارة الوقت فى مجال العمل!" لا أعرف مدى صحتها من خطئها ولكن من خبرتي البسيطة في الحياة أجد أن هذه المعلومة صحيحة نوعا ما، وجدت من خلال خبرتي العملية البسيطة أن عدم الاهتمام بتنظيم الوقت في العمل، يؤدي إلى:


  • تراكم المهام والتأخر في تسليمها.



  • ضعف الإنتاجية.



  • الشعور بالضغط.



  • هدم التوازن بين الحياة الشخصية والحياة العملية.






والسؤال هو: لماذا إدارة الوقت في العمل مهمة؟

تتمثل أهمية إدارة الوقت في العمل كونه يساعد على توازن العملية الإنتاجية وعملية إدارة الوقت تسهم في:


  • بيئة إيجابية يتم بها تسليم المهام دون مشاكل.



  • تحسين ورفع الإنتاجية.



  • تحديد الأولويات.






سبل لتحسين إدارة الوقت:

1- اكتشف كيف تقضي وقتك حاليا:

إذا كنت ستعمل على تحسين إدارة وقتك الشخصية، فأنت بحاجة أولا إلى معرفة إلى أين يذهب الوقت، بالنسبة لوسائل التواصل الاجتماعي تأخذ أغلب وقتي فقررت إقفال الإشعارات حتى لا تشتتني ولا أدخل وسائل التواصل إلا عند رغبتي، وتحديد الوقت الذي تقضيه في أنشطتك اليومية، سيساعدك هذا التدقيق على:


  • تحديد مقدار ما يمكنك تحقيقه عمليا في يوم واحد.



  • تحديد أنشطتك.



  • التركيز على الأنشطة التي توفر أكبر عوائد ممكنة.






أثناء إجراء تدقيق هذا الوقت سيصبح من الواضح تماما مقدار الوقت الذي تقضيه في الأفكار والمحادثات والأنشطة غير المنتجة.

ستكتسب فكرة أكثر دقة عن المدة التي تستغرقها أنواع معينة من المهام، يمكن أن يساعدك هذا التمرين أيضا في تحديد الوقت من اليوم الذي تكون فيه أكثر إنتاجية، وبهذه الطريقة تعرف متى تعمل في مشروعاتك التي تتطلب أكبر قدر من التركيز والإبداع.

2- قم بإنشاء جدول يومي والتزم به:

هذه الخطوة مهمة للغاية لتعلم كيفية إدارة الوقت في العمل. لا تحاول حتى بدء يومك بدون قائمة مهام منظمة. قبل أن تغادر العمل لهذا اليوم أنشئ قائمة بالمهام الأكثر إلحاحا لليوم التالي. تتيح لك هذه الخطوة البدء بمجرد وصولك إلى المكتب.

بالنسبة لي فإن جدول مهامي يبنى آخر اليوم حيث أعرف مهام اليوم التالي، وأترك وقتا لمهام جديدة وفي الصباح أضع جدولا سريعا. إن وضع كل شيء على الورق سيمنعك من الاستلقاء مستيقظا في الليل وتقلب المهام التي تجري في عقلك. بدلا من ذلك يذهب عقلك الباطن إلى العمل على خططك أثناء نومك، مما يعني أنه يمكنك الاستيقاظ في الصباح مع رؤى جديدة ليوم العمل.

إذا لم تتمكن من القيام بذلك في اليوم السابق، تأكد من كتابة قائمتك أول شيء في الصباح. ستجد أن الوقت الذي تقضيه في إنشاء خطة واضحة لا يقارن بالوقت الذي ستفتقده في التنقل بين المهام عندما تفتقر إلى مثل هذه الخطة.

3- إعطاء الأولوية بحكمة:

أثناء قيامك بتنظيم قائمة المهام الخاصة بك، فإن تحديد الأولويات هو مفتاح إدارة الوقت الناجح في العمل. ابدأ بإلغاء المهام التي لا ينبغي عليك القيام بها في المقام الأول. ثم حدد أهم ثلاث أو أربع مهام وقم بتنفيذها أولا، وبهذه الطريقة تأكد من إنهاء الأساسيات.

إن الاجتماع مع المدير هو أهم من الاجتماع مع زميل في إدارة أخرى، وتقديم الميزانية أهم من كتابة بريد الكتروني. قم بتقييم قائمة المهام الخاصة بك وتأكد من تنظيمها بناء على أهمية المهمة بدلا من الحاحها. تدعم المسؤوليات المهمة تحقيق أهدافك، بينما تتطلب المسؤوليات العاجلة اهتماما فوريا وترتبط بتحقيق أهداف شخص آخر.، ونحن كبشر نميل إلى ترك الأمور العاجلة تهيمن عندما يجب أن نركز حقا على الأنشطة التي تدعم أهداف أعمالنا.

لتجنب هذا المأزق استخدم إحدى نصائح إدارة الوقت للعمل الموجودة في كتاب ستيفن كوفي First Things First حيث يقدم مصفوفة إدارة الوقت التالية، والمعروفة باسم مصفوفة أيزنهاور، كأداة تنظيمية لتحديد أولويات المهام بناء على هذه الأفكار ذات الأهمية والإلحاح، صحيح أنني لا أستخدمها كما بناها هو، ولكني أستخدم عاجل ومهم فقط ولكن لنلقي نظرة عليها:


  • مهم وعاجل: هذه المهام لها مواعيد نهائية مهمة وعاجلة - أكملها على الفور، مثل اجتماع مع مديرك.



  • مهمة ولكنها ليست عاجلة: هذه العناصر مهمة ولكنها لا تتطلب إجراء فوريا ويجب أن تتضمن وضع استراتيجيات تطوير طويلة المدى. احرص على قضاء معظم وقتك في هذا الربع، مثل الانتهاء من تقرير سيأخذ منك أسبوعا.



  • عاجلة ولكنها غير مهمة: هذه المهام ملحة ولكنها غير مهمة. قلل منها أو فوضها أو استبعدها؛ لأنها لا تسهم في مخرجاتك. وهي بشكل عام عوامل إلهاء قد تنتج عن سوء التخطيط للآخرين، مثل دورة مقدمة من إدارة ما ترغب في حضورها ولكنها ليست هامة جدا.



  • ليست عاجلة وليست مهمة: هذه الأنشطة ليس لها قيمة كبيرة، إن وجدت، ويجب التخلص منها قدر الإمكان، وهي مثل حضور حفل توديع أحد الزملاء.






حاول إنشاء مصفوفة إدارة الوقت الخاصة بك وإدخال العناصر من قائمة المهام والأنشطة اليومية لتقييم الطريقة التي تقضي بها وقتك حاليا. يمكنك إنشاؤها الكترونيا في أقل من دقيقة من خلال البرامج فعندما تتمكن من تحديد الأولويات، يمكن أن تصل إدارة وقتك الشخصية إلى مستوى جديد تماما. ستعرف أين تركز وقتك خلال تلك الأيام التي لا توجد فيها ساعات كافية.

4- تجميع المهام المتشابهة معا:

وفر على نفسك الوقت والطاقة الذهنية من خلال محاولة إكمال كل نوع واحد من المهام قبل الانتقال إلى التالي. على سبيل المثال قم بإنشاء فترات زمنية منفصلة للرد على رسائل البريد الالكتروني، وإجراء المكالمات الهاتفية، وحفظ الملفات، وما إلى ذلك. لا ترد على رسائل البريد الالكتروني والرسائل فور ورودها، لأن القيام بذلك هو إلهاء في أفضل حالاته. قم بإيقاف تشغيل إشعارات الهاتف والبريد الالكتروني للتخلص تماما من إغراء التحقق في وقت غير محدد، وأنا بدأت أؤمن بأن إيقاف الإشعارات هو أفضل ما في الكون لتنسيق الوقت.

5- تجنب الرغبة في القيام بمهام متعددة:

هذه واحدة من أبسط نصائح إدارة الوقت للعمل، ومع ذلك يمكن أن تكون واحدة من أصعب النصائح التي يجب اتباعها. ركز على المهمة التي بين يديك وابتعد عن كل مصادر التشتيت. قد يكون من المغري القيام بمهام متعددة، لكنك تطلق النار على نفسك عندما تحاول القيام بذلك. تفقد الوقت وتقلل من الإنتاجية عند التبديل من مهمة إلى أخرى.

فلا ترد على بريد الكتروني وأنت تجري مكالمة هاتفية هامة، بالإمكان أن تستمتع إلى برود كاست تتثقف منه وأنت ترسل بريدك. صحيح إن هناك من ينجز عددا من المهام في وقت واحد ولكن لو ركزت في مهامه ستجده يستمع لدورة أو درس ويكتب بريدا ولكنه لا يكتب تقريرا هاما يحتاج إلى تركيز. وبالمثل، لا تشغل بالك بقائمة مهام تمتد لمسافة ميل. التشديد عليه لن يجعلها أقصر، لذلك خذ شهيقا وزفيرا وقم بمهمة واحدة في كل مرة.

6- تعيين حدود زمنية:

يجب أن يتضمن جزء من إنشاء جدولك الزمني وضع حدود زمنية للمهام بدلا من مجرد العمل حتى الانتهاء منها. تعد قوائم المهام رائعة، ولكن في بعض الأحيان قد تشعر أنك لا تقوم بفحص أي شيء أبدا.

7- الراحة وشحن الطاقة:

واحدة من أكثر نصائح إدارة وقت العمل إمتاعا: اجعل فترات الراحة جزءا من جدولك الزمني. عندما تنتهي من مهمة امنح نفسك وقتا للتنفس، خذ فترات راحة صغيرة لإعادة الشحن، سواء كان ذلك كوب قهوة، التحدث مع الزملاء.. أو غيره.

8- تعلم أن تقول "لا":

لن تتعلم أبدا كيفية إدارة الوقت في العمل إذا لم تتعلم كيف تقول لا. أنت فقط تعرف حقا ما لديك من وقت لذلك، لذلك إذا كنت بحاجة إلى رفض طلب للتركيز على مهام أكثر أهمية، فلا تتردد في القيام بذلك. وإذا كنت تنفذ مشروعا من الواضح أنه لن يسير في أي مكان، فلا تخف من تركه يذهب. كلمة أبشر.. تم.. حاضر طال عمرك.. ليست واجبة في كل وقت وبالإمكان أن تخبر مديرك بأنك مشغول بتسليم عمل آخر، فإن كان ينتظر حتى تنتهي من عملك أو يكلف له شخصا آخر وهو ليس خطأ.

بدلا من القيام بالكثير من المهام التي لا تنتج عنها قيمة أو تسفر عن قيمة قليلة، أكمل عددا أقل من المهام التي تخلق قيمة أكبر. تذكر قاعدة 80/20 - 80% من مخرجاتك تأتي من 20% من مدخلاتك. ركز جهودك وفقا لذلك.

إذا كنت لا تستطيع الرفض، فوضها. في حين أن التفويض يمكن أن يكون مهارة صعبة التعلم، إلا أنه يمكن أن يصنع المعجزات لإدارة وقتك الشخصي. لقد شكلت فريقا موهوبا، لذا حدد المهام التي يمكن تمريرها، كنت أرشح عادة اسم زميل أو زميلة للقيام بعمل في حال كنت عاجزة عنه.

والنقطة المهمة لا تقترح اسم شخص مشغول ولديه مشاكل في إدارة الوقت فإما أن تقترح شخصا متفرغا او أن تترك الترشيح لمديرك.

9- كن منظما:

لإدارة الوقت بشكل فعال يجب أن تكون هذه النصيحة موجودة بالفعل في قائمة المهام الخاصة بك. إذا كان لديك أكوام من الأوراق متناثرة في جميع أنحاء مكتبك، فإن العثور على الورقة التي تحتاجها بالفعل سيكون مثل العثور على إبرة في كومة قش. هناك أشياء قليلة محبطة مثل إضاعة الوقت الثمين في البحث عن أشياء في غير محلها. ناهيك عن مدى صعوبة الفوضى في التركيز.

10- القضاء على المشتتات:

وسائل التواصل الاجتماعي، تصفح الويب، زملاء العمل، الرسائل النصية، الرسائل الفورية، يمكن أن تكون عوامل التشتيت في العمل بلا حدود. مفتاح إدارة الوقت الشخصي هو أن تكون استباقيا للتخلص منها، أغلق بابك للحد من الانقطاعات، أغلق جميع علامات التبويب باستثناء تلك التي تعمل عليها حاليا، قم بإيقاف تشغيل إشعارات المراسلة واترك مكالماتك الهاتفية الشخصية لتناول طعام الغداء.

خذ خطوات صغيرة، حدد أهم سببين للإلهاء لديك وركز على التغلب عليهما لمدة أسبوعين، وتذكر أن الحصول على قسط كافٍ من النوم، وشرب كمية كافية من الماء، وتناول الطعام الصحي يمكن أن يساعدك في الحفاظ على تركيزك خلال يوم العمل.

وهنا السؤال كيف يمكن أن أدير وقتي بطريقة ناجحة؟!

هذه النصائح ليست مني بل هي ما يذكره المهتمون بإدارة الوقت وذكروا الآتي:


  • أولا: تحديد الأولويات.



  • ثانيا: وضع الأهداف.



  • ثالثا: تحديد الوقت.



  • رابعا: تذكر أنت لست بالرجل الخارق فلا تقوم بعدد من المهام في وقت واحد.



  • خامسا: ابتعد عن التشويش.



  • سادسا: خذ قسطا من الراحة بين عمل وآخر لا يتعدى 10 دقائق.