المشرف الدراسي في الملحقية الثقافية
الجمعة - 31 مايو 2019
Fri - 31 May 2019
يشتكي غالبية الطلاب المبتعثين من تعامل المشرف الدراسي في الملحقية، وعدم تجاوبه مع رغباتهم الدراسية التي يطلبونها، أو عدم فهم المطلوب. وفي الغالب يشار إلى المشرف الدراسي بأنه المتهم الأول لحدوث أي مشكلة أكاديمية تخص المبتعث، قبل التطرق إلى المهام والمسؤوليات المنوطة بالمشرف الدراسي والمبتعث.
وأود إيضاح دور الملحقية في ترجمة المتابعة للمبتعث عن طريق الإشراف الدراسي.
يبتعث الطالب إلى دولة الابتعاث، وبمجرد فتح ملف لدى الملحقية في تلك الدولة يعين له مشرف دراسي للقسم المختص بحسب التنظيم الإداراي المعتمد داخل الملحقية. تصبح الملحقية الجهة الفاصلة وحلقة الوصل بين الطالب المبتعث وجهة الابتعاث المسؤولة عن الطالب.
الإشراف الدراسي هو المركز الذي يتم استقبال ومعالجة طلبات المبتعثين من خلاله. ويعد الإشراف الدراسي محور الشؤون الدراسية والأكاديمية داخل الملحقية. مهام المشرف الدراسي تنص على متابعة المبتعثين أكاديميا، واستقبال الطلبات الالكترونية للاحتياجات الدراسية من خلال منصة «سفير» مثال ذلك تمديد البعثة، وضمان مالي للدراسة، وتغيير جامعة وترقية بعثة، وتذاكر سفر..إلخ. والالتزام أيضا بلوائح وضوابط الابتعاث في معالجة الطلبات يعد أساسيا في إنجاز الطلبات.
المشرف الدراسي قد يشرف على أكثر من 150 مبتعثا في بعض دول الابتعاث. ونظرا لكثرة الطلبات وعدد المبتعثين لدى المشرف، وحيث إن كل طلب لا بد أن يُشرح بالتفاصيل التي تحتاج أحيانا إلى الرجوع إلى الطلبات والقرارات السابقة لتدوين الملاحظات، إضافة إلى أن المشرف ملزم بالرد على الهاتف للإجابة عن استفسارات المبتعثين، ومقابلة الطلاب الزائرين إلى الملحقية أيضا؛ كل تلك المهام إذا لم يتم العمل على تنظيمها قد تؤدي إلى حدوث الخطأ في المعالجة.
وقد عملت وزارة التعليم مشكورة على وضع نماذج للتعامل مع الطلبات وكيفية معالجتها، ولخصت أبرز المشاكل والأخطاء الشائعة التي عادة ما يواجهها المبتعث.
والمشرف المثالي من وجهة نظري هو الذي يفعل الآتي:
1. تنظيم المبتعثين في جدول يحتوي على أهم التفاصيل، مثل: تاريخ بداية ونهاية البعثة، تاريخ بداية ونهاية المرحلة الدراسية للمبتعث، تاريخ بداية ونهاية الضمان المالي، تاريخ بداية ونهاية التأشيرة الدراسية.
2. قراءة الطلبات السابقة قبل بدء معالجة الطلب الجديد.
3. إعادة الطلب الالكتروني إلى المبتعث عوضا عن رفضة، حيث إن إنشاء طلب جديد من قبل الطالب يتطلب وقتا ومجهودا لإرفاق المسوغات التي تم إرفاقها مسبقا.
4. متابعة الطلب حين إحالته إلى جهة أخرى وجدولة التعقيب عليه.
5. طلب التقارير الدراسية وجدولتها بحسب المدة للمرحلة الدراسية.
6. تقديم الخيارات النظامية البديلة لمعالجة الطلبات غير المتاحة.
7. إفادة جهة الابتعاث بالتقدم أو التأخر الدراسي باستمرار.
8. التواصل مع الجامعة لخدمة المبتعث إن لزم الأمر.
9. استقبال الطلاب بوجه بشوش وتقديم المساعدة الدراسية المتاحة.
10. الالتزام بتطبيق التعليمات من قبل رئيس القسم والملحق الثقافي.
أخيرا توقع المشرف الدراسي للمشكلة قبل حدوثها، سواء كانت أكاديمية أو قانونية، يعد من أبرز صفات المشرف المثالي الناجح.
BasimMakhdoum@
وأود إيضاح دور الملحقية في ترجمة المتابعة للمبتعث عن طريق الإشراف الدراسي.
يبتعث الطالب إلى دولة الابتعاث، وبمجرد فتح ملف لدى الملحقية في تلك الدولة يعين له مشرف دراسي للقسم المختص بحسب التنظيم الإداراي المعتمد داخل الملحقية. تصبح الملحقية الجهة الفاصلة وحلقة الوصل بين الطالب المبتعث وجهة الابتعاث المسؤولة عن الطالب.
الإشراف الدراسي هو المركز الذي يتم استقبال ومعالجة طلبات المبتعثين من خلاله. ويعد الإشراف الدراسي محور الشؤون الدراسية والأكاديمية داخل الملحقية. مهام المشرف الدراسي تنص على متابعة المبتعثين أكاديميا، واستقبال الطلبات الالكترونية للاحتياجات الدراسية من خلال منصة «سفير» مثال ذلك تمديد البعثة، وضمان مالي للدراسة، وتغيير جامعة وترقية بعثة، وتذاكر سفر..إلخ. والالتزام أيضا بلوائح وضوابط الابتعاث في معالجة الطلبات يعد أساسيا في إنجاز الطلبات.
المشرف الدراسي قد يشرف على أكثر من 150 مبتعثا في بعض دول الابتعاث. ونظرا لكثرة الطلبات وعدد المبتعثين لدى المشرف، وحيث إن كل طلب لا بد أن يُشرح بالتفاصيل التي تحتاج أحيانا إلى الرجوع إلى الطلبات والقرارات السابقة لتدوين الملاحظات، إضافة إلى أن المشرف ملزم بالرد على الهاتف للإجابة عن استفسارات المبتعثين، ومقابلة الطلاب الزائرين إلى الملحقية أيضا؛ كل تلك المهام إذا لم يتم العمل على تنظيمها قد تؤدي إلى حدوث الخطأ في المعالجة.
وقد عملت وزارة التعليم مشكورة على وضع نماذج للتعامل مع الطلبات وكيفية معالجتها، ولخصت أبرز المشاكل والأخطاء الشائعة التي عادة ما يواجهها المبتعث.
والمشرف المثالي من وجهة نظري هو الذي يفعل الآتي:
1. تنظيم المبتعثين في جدول يحتوي على أهم التفاصيل، مثل: تاريخ بداية ونهاية البعثة، تاريخ بداية ونهاية المرحلة الدراسية للمبتعث، تاريخ بداية ونهاية الضمان المالي، تاريخ بداية ونهاية التأشيرة الدراسية.
2. قراءة الطلبات السابقة قبل بدء معالجة الطلب الجديد.
3. إعادة الطلب الالكتروني إلى المبتعث عوضا عن رفضة، حيث إن إنشاء طلب جديد من قبل الطالب يتطلب وقتا ومجهودا لإرفاق المسوغات التي تم إرفاقها مسبقا.
4. متابعة الطلب حين إحالته إلى جهة أخرى وجدولة التعقيب عليه.
5. طلب التقارير الدراسية وجدولتها بحسب المدة للمرحلة الدراسية.
6. تقديم الخيارات النظامية البديلة لمعالجة الطلبات غير المتاحة.
7. إفادة جهة الابتعاث بالتقدم أو التأخر الدراسي باستمرار.
8. التواصل مع الجامعة لخدمة المبتعث إن لزم الأمر.
9. استقبال الطلاب بوجه بشوش وتقديم المساعدة الدراسية المتاحة.
10. الالتزام بتطبيق التعليمات من قبل رئيس القسم والملحق الثقافي.
أخيرا توقع المشرف الدراسي للمشكلة قبل حدوثها، سواء كانت أكاديمية أو قانونية، يعد من أبرز صفات المشرف المثالي الناجح.
BasimMakhdoum@
