أبقت اللائحة الجديدة لانتخابات مؤسسات الطوافة على الاستراتيجيات العامة لمهام مؤسسات الطوافة ومهام المساهمين دون أن يطالها أي تعديل، وفيما يلي تلك الاستراتيجيات:
1 تحقيق قدر كبير من الإيمان المشترك لدى منسوبي المؤسسة بالهدف الرئيس والرسالة والرؤية المحددة والموضحة في لوائح المؤسسة، وذلك بوصفها قاعدة مشتركة لانطلاق خطوات التخطيط والتنفيذ لمهام خدمة ضيوف الرحمن.
2 تفعيل التكامل والتنسيق بين الجهات التخطيطية والجهات التنفيذية داخل المؤسسة بما يكفل رسم وتنفيذ البرامج التنفيذية في أسفل الهرم في ضوء الأهداف والاستراتيجيات المرسومة في أعلى الهرم.
3 تحديث وتعديل الأهداف والاستراتيجيات ومن ثم البرامج التنفيذية بشكل يؤصل إيجابيات المواسم الماضية بوصفها مكتسبات ويقلص من جوانب القصور قدر الإمكان، مع الاستفادة من مرئيات وتجارب الجهات التنفيذية المهتمة بالخدمات المباشرة للحجاج.
4 تطوير آليات التنسيق مع الجهات والشخصيات الممثلة لوزارة الحج قبل وأثناء وبعد موسم الحج بما يكفل صياغة وتوجيه مجمل جهود المؤسسة لتحقيق تطلعات الدولة.
5 بث روح التعاون وتبادل الخبرات والتجهيزات بين مكاتب الخدمة بصورة خاصة وبين جميع إدارات وأقسام ولجان المؤسسة بصفة عامة بما ينعكس إيجابا على العمل بروح الفريق الواحد والتعامل الأسرع والأكثر كفاءة مع المستجدات والطوارئ.
6 الاستناد إلى مرئيات وانطباعات ضيوف الرحمن كمعيار لتقييم الأداء ومنح جوائز التميز، لأن خدمة الحاج وتمكينه من أداء مناسك حجه بيسر وسهولة هدف مشترك للجميع.
7 اعتماد الأسلوب العلمي في التخطيط وتقييم الأداء من خلال تشكيل فريق علمي لهذا الغرض.
مهام أقسام المساهمين في مؤسسات الطوافة
يعنى قسم شؤون المطوفين المساهمين بمتابعة وتنفيذ جميع الإجراءات والنشاطات المتعلقة بشؤون المطوفين المنتسبين للمؤسسة، وذلك من خلال ما يلي:
1 تحديث بيانات المطوفين بشكل مستمر والمحافظة على سجلات خاصة بكل مطوف تتضمن جميع البيانات والمتعلقات الخاصة به.
2 استقبال جميع الخطابات الواردة من المطوفين أو المتعلقة بهم من المؤسسة والجهات المختلفة وتجهيز الردود عليها وإرسالها للمعنيين.
3 المساهمة في تشكيل مجموعات الخدمة الميدانية للعمل في موسم الحج، وذلك كما هو موضح في تعليمة عمل تشكيل مجموعة الخدمة الميدانية.
4 تنفيذ إجراءات توريث حصص المطوف في حالات الوفاة، وذلك كما هو موضح في تعليمة عمل التوريث.
5 التنسيق مع رؤساء المجموعات ووزارة الحج لتأمين التدريب اللازم لمنتسبي المجموعات قبل بداية موسم الحج.
محاور عمل المراكز المعلوماتية
أولا: الأعمال اليومية الدائمة
1 تشرف المراكز على البرامج العاملة بالمؤسسة وتحديثها وحل المشاكل التي قد تطرأ، كما يتم عمل التعديلات المطلوبة بين فترة وأخرى.
2 تعمل المراكز على صيانة أجهزة الحاسب الآلي العاملة بالمؤسسة وملحقاتها وتحديث البرامج العاملة.
3 تشرف المراكزعلى شبكة الحاسب الآلي بالمؤسسة وتحديثها وعمل الصيانة اللازمة وتوفير ما يلزم حيال ذلك من نقاط جديدة أو موزعات في المبنى.
4 تشرف المراكز على موقع المؤسسة وتحديث البيانات ورفعها على الموقع أولا بأول ومتابعة الروابط على موقع المؤسسة.
5 الإشراف على الخوادم وعلى البيانات المتوفرة لدى المؤسسة وعمل النسخ الاحتياطية لها وتحديث البرامج العاملة على أجهزة الخوادم.
ثانيا: الأعمال الموسمية
1 تعمل المراكز في موسم الحج على متابعة الحاج منذ وصوله إلى حين مغادرته.
2 يبدأ عمل مراكز المعلومات الموسمي اعتبارا من رجب حيث تتم متابعة تسجيل وتحديث بيانات بعثات الحج والشركات السياحية وتسجيل الطلبات وتوقيع العقود وتوثيقها آليا.
3 يتم التأكد من فاعلية وسائل الاتصال مع جميع الجهات ذات العلاقة وإجراء التحديثات اللازمة وتجربتها.
4 يتم الإعلان عن بدء استقبال طلبات المتقدمين للعمل من المشرفين ومدخلي البيانات ومشرفي وموظفي التنسيق وفنيي الصيانة وذلك من خلال موقع المؤسسة، ويتم التقدم للعمل أيضا عن طريق الموقع بتعبئة الاستمارة الخاصة بالتوظيف، ويتم التواصل مع المتقدمين للعمل عن طريق رسائل الجوال بالحضور للمقابلة والاختبار ثم التدريب وأخيرا استلام العمل في الموقع المحدد.
5 يتم استقبال بيانات الحجاج من مركز الاستقبال بمطار الملك عبدالعزيز وكذلك من مكتب الأدلاء بالمدينة المنورة واستقبال السجلات الخاصة بالحجاج قبل وصولهم للمجموعة.
6 تتم متابعة تسجيل وتعديل بيانات الحجاج لدى مجموعات الخدمة الميدانية وإرسالها أولا بأول إلى الوزارة مع تسجيل ما يطرأ على أي حاج من وقائع أو مغادرة إلى المدينة قبل الحج.
7 بعد أداء الحجاج لمناسك الحج تبدأ أعمال مغادرة الحجاج إلى المدينة المنورة أو إلى بلادهم بعد التأكد من عقود سكن الحجاج المتوجهين إلى المدينة، وكذلك التأكد من رحلات الطيران للحجاج المتوجهين إلى جدة.
8 بعد انتهاء المجموعات بتاريخ 15 محرم، يتم إحضار الجوازات المتبقية إلى مراكز المعلومات لمتابعة المغادرة عن طريق المؤسسات، وكذلك تسجيل الوقائع التي تحصل في تلك الفترة.
9 يتم حصر وترتيب الجوازات حسب الجنسية وعمل البيانات اللازمة بذلك استعدادا لتسليمها في غرة صفر.
10 يتم استلام جوازات المتوفين من المجموعات ومن الشؤون العامة ومتابعة استخراج شهادات الوفاة لمن لم تستخرج له شهادة ليتم بعد ذلك عمل المخالصة اللازمة مع النقابة العامة للسيارات لمن لديه كوبونات إركاب مشاعر لم تستخدم، وتتم متابعة ذلك لحين الحصول على شيكات ومن ثم تسليمها وكذلك الجوازات إلى وزارة الحج.
11 إعداد التقارير النهائية عن أعمال الموسم ورفعها للإدارة لمناقشتها للعمل على تلافي السلبيات وتطوير الإيجابيات.