حددت هيئة قطر للأسواق المالية ضوابط عمل مجالس الإدارات في الشركات المدرجة ببورصة قطر، وواجبات أعضاء مجالس إدارات تلك الشركات والمحظورات الواجب تجنبها بغية تحقيق العدالة والشفافية ومنع تعارض المصالح واستغلال المعلومات الداخلية، أدرجت ذلك في كتاب أصدرته بعنوان “مجالس الإدارات في الشركات المدرجة”.
ماهية مجلس الإدارةففي تحديد ماهية مجلس الإدارة أوضحت الهيئة، أن مجلس الإدارة وفقا لقانون الشركات وتعديلاته، يتمتع بأوسع الصلاحيات اللازمة للقيام بالأعمال التي يقتضيها غرض الشركة ويحق له أن يفوض أحد أعضائه في القيام بعمل معين أو أكثر أو بالإشراف على وجه من وجوه نشاط الشركةفيما يتعلق بتضارب المصالح بين مجلس الإدارة والشركة، أوضحت أنه لا يجوز وفقا لقانون الشركات، لأعضاء المجلس أن يكون لأي منهم مصلحة مباشرة أو غير مباشرة في العقود والمشاريع والارتباطات التي تتم لحساب الشركة، مستثنيا من ذلك أعمال المقاولات والمناقصات العامة التي يجب أن توافق الجمعية العامة العادية للشركة عليها مع امتناع ذي المصلحة من أعضاء المجلس عن حضور أي من جلسات الجمعية العامة العادية أو مجلس الإدارة التي يتم التداول فيها حول الموضوع المتعلق به.
وأضاف أنه لا يجوز لأعضاء المجلس أن يشتركوا في أي عمل من شأنه منافسة الشركة أو أن يتجر العضو لحسابه أو لحساب الغير في أحد فروع النشاط الذي تزاوله الشركة وإلا كان للشركة أن تطالبه بالتعويض أو أن تعتبر العمليات التي باشرها قد أجريت لحسابها.
نظام حوكمة الشركاتولفتت الهيئة إلى ما يضيفه نظام حوكمة الشركات الصادر عنها في هذا الشأن، من أن على الشركة أن تعتمد وتعلن عن قواعدها وإجراءاتها العامة التي تتعلق بإبرامها لأية صفقة تجارية مع طرف أو أطراف ذوي علاقة، وأنه لا يجوز لها إبرام أي صفقة تجارية مع طرف ذي علاقة إلا مع المراعاة التامة لسياسة الشركة المتعلقة بالأطراف ذات العلاقة، كما لابد أن تضمّن تلك السياسة مبادئ الشفافية والإنصاف والإفصاح وأن تتطلب أية صفقة مع طرف ذي علاقة موافقة الجمعية العامة للشركة.
الصفقات وفقا لأسعار السوقوشددت الهيئة في الكتاب على أن تتم أي صفقة وفقا لأسعار السوق وعلى أساس تجاري بحت، وألا تتضمن شروطا تخالف مصلحة الشركة وضرورة الإفصاح عن هذه الصفقات في التقرير السنوي للشركة وأن يشار إليها بالتحديد في الجمعية العامة التي تلي هذه الصفقات التجارية.
كما يستوجب نظام حوكمة الشركات الإفصاح عن تداول أعضاء المجلس في أسهم الشركة وبأوراقها المالية الأخرى وأن تعتمد الشركة قواعد وإجراءات واضحة تنظم تداول أعضاء مجلس الإدارة والموظفين في أسهمها.
كما يحدد نظام حوكمة الشركات الصادر عن هيئة قطر للأسواق المالية عدة شروط خاصة بأمين سر المجلس الذي يتولى أعمال سكرتارية المجلس وعلى رأسها توليه تدوين محاضر اجتماعات مجلس الإدارة وقراراته والعمل على تأكده من أن أعضاء المجلس يمكنهم الوصول لكل محاضر اجتماعات المجلس والمعلومات والوثائق والسجلات المتعلقة بالشركة.