تعمل وزارات التجارة والصناعة والمالية والدفاع والبرنامج الوطني للتجمعات الحكومية، على تطوير وتحديث برنامج الفهرسة السعودي، والمتضمن تعريف صنف المنتج على أساس موحد بإعطائه اسما ووصفا وتصنيفا ورقم مخزون موحدا على مستوى السعودية وخارجها.
البرنامج المراد تطويره، تم إنشاؤه على خمس مراحل، بدأت عام 1978 وانتهت آخر مراحله في 2010.
مهام مركز الفهرسة السعودي
تتلخص مهام مركز الفهرسة السعودي، في توفير معلومات اقتصادية حول فهرسة التموين إلى الجهات الحكومية بما في ذلك الخدمات والمنتجات ويقوم المركز بإدارة برنامج الفهرسة السعودي الآلي الثنائي اللغة (عربي/ إنجليزي) الموجود بالحاسوب لدى مركز الفهرسة السعودي بحيث يتمكن المستفيدون من الحصول على المعلومات عن طريق بوابة الوزارة الالكترونية، كما أن البرنامج يحفظ ويصون ملف الفهرسة الرئيس السعودي الذي يشكل قاعدة البيانات المركزية لمعلومات الفهرسة.
إخضاع البرنامج المطور للتجربة
أكد رئيس البرنامج الوطني للتجمعات الصناعية المهندس عزام شلبي في تصريح خاص لـ”مكة”، أن لجنة عليا للصناعات تعمل على دراسة تحديث وتطوير برنامج الفهرسة السعودي.
ولفت المهندس شلبي، إلى أن البرنامج تم العمل به تجريبيا مع ثلاث شركات حكومية ومؤسسة حكومية سعودية هي الشركة العربية السعودية للزيت “أرامكو”، والشركة السعودية للصناعات الأساسية “سابك”، والمؤسسة العامة لتحلية المياه المالحة، وشركة الكهرباء السعودية.
وأوضح المهندس شلبي، أن التجارة والصناعة رفعت الدراسة لوزارة المالية لتحديث وتطوير الفهرسة السعودية واعتماد الفهرسة، فضلا عن رفع وزارة الدفاع توصيات هي الأخرى للمالية لتحديث الفهرسة.
تعريف الأصناف على أساس موحد
يعرف المركز الصنف على أساس موحد بإعطاء اسم ووصف وتصنيف ورقم مخزون موحد على مستوى السعودية مما يسهل التعاون في مجال الإمدادات ويقوي العلاقات ما بين الشركات الصانعة والجهات الحكومية وتحسين كفاءة الأداء والاقتصاد في عمليات الإمدادات وترسيخ لغة تموين واحدة لتعريف صنف تموين واحد وتوفير معلومات دقيقة لتعريف صنف التموين المطلوب وكذلك طباعة وتوزيع فهارس تموين وغيرها من أدلة الفهرسة، كما يوفر خدمات الصيانة والاستفسارات وتوزيع البيانات آليا، بالإضافة إلى خدمات التدريب. ويقوم المركز بدور حلقة الاتصال لتبادل معلومات الفهرسة دوليا بين الدول الأخرى والجهات الحكومية بالمملكة.
مراحل إنشاء برنامج الفهرسة السعودي
مر برنامج الفهرسة السعودي بخمس مراحل بدأت بالإنشاء مع استعانة بالخبرة الأمريكية في 1978، وانتهت في 2010 بالتوسع في نشره وتيسير استخدامه.
1 - المرحلة الأولى 1978- 1981، شملت إنشاء برنامج المشتريات الحكومية ضمن إطار عمل اللجنة السعودية الأمريكية المشتركة للتعاون الاقتصادي، وتم خلالها تطوير نظام التموين المركزي، توفير النصيحة الفنية لتطوير الإرشادات وإجراءات عمل هذا النظام، وتقييم طرق المشتريات والتخزين اليدوية المعمول بها في وزارة المالية، وتدريب الكوادر السعودية على الأساليب الرئيسة والفنية والمهام الوظيفية الأساسية لإدارة نظام التموين المركزي.
2 - المرحلة الثانية 1982 - 1988 وشملت التوسع لتطوير برنامج إدارة التموين المركزي ليشمل نطاق التموين بالكامل والمتضمن فهرسة التموين، والمشتريات، وإدارة التموين، ومراقبة الجودة، والتخزين، والإدارة المالية، والتخلص من الفائض.
3 - المرحلة الثالثة 1989 - 1993 تم تطبيق نظام فهرسة التموين في المملكة وخلال هذه المرحلة وجه وزير المالية اقتصار العمل في البرنامج على الفهرسة فقط وكانت أهدافها وفوائدها منع ازدواجية الأصناف وتسهيل عملية التخلص من الفائض منها، تخفيض تكاليف الشراء، وتخفيض تكاليف إدارة المخزون،وتخفيض تكاليف التخزين والجرد، وتحسين عمليات طلب الأصناف، والتعريف بالمنشأة السعودية دوليا، حيث إن من ضمن مسؤوليات إدارة الفهرسة إصدار رقم تعريفي دولي مميز لكل منشأة سعودية تدخل منظومة التموين السعودي.
4 - المرحلة الرابعة 1991 - 2000 وتضمنت تحديث قاعدة المعلومات بالمركز وصيانة النظام من قبل شركة الخليج للنظم، واحتوت قاعدة بيانات نظام الفهرسة السعودي في هذه المرحلة على أكثر من 380 ألف صنف تمويني مخزنة على حاسبات المركز الوطني للحاسب الآلي بوزارة التخطيط، وتم ربط 10جهات حكومية بهذا النظام منها وزارة الدفاع، والاتصالات السعودية، ووزارة البترول والثروة المعدنية، وكهرباء الناصرية، وإمارة منطقة الرياض، ومشاريع المطارات الدولية بجدة، والحرس الوطني، ومستشفى الملك فيصل التخصصي، ووزارة الداخلية. 5- المرحلة الخامسة 2001 - 2010 واشتملت على الاستمرار بتجديد الاشتراك السنوي في نظام التدوين بوكالة الصيانة والإمداد التابع لمنظمة حلف شمال الأطلسي، ونقل البيانات الموجودة بالنظام ونظام الفهرسة السعودي القديم من مصلحة الإحصاءات العامة إلى وزارة المالية، وتم تطوير النظام واستحداث بعض الشاشات وتعديل وتبسيط الإجراءات والتقارير على بيئة أوراكل ومطابقة للبرامج في النظام القديم باستخدام أجهزة الحاسبات الشخصية وذلك بتعميد شركة دروب للتقنية وبإشراف وتعاون من الإدارة العامة لتقنية المعلومات.
معنى رقم المخزون السعودي »ر م س«
يتكون رقم المخزون السعودي من 13 عددا، تمثل الأعداد الأربعة الأولى من هذا الرقم تصنيف الصنف السعودي، والعددان الأول والثاني من فئة تصنيف الصنف السعودي تعرفان المجموعة أو النطاق الرئيس للسلع، والأعداد الأربعة سوية لتعريف الفئة أو نطاق السلع المتجانسة، والعددان الخامس والسادس يوضحان رمز مكتب الترميز الوطني، الذي يعني الرمز الوطني للدولة وهو ثابت حيث تم تعيين الرمز 70 للمملكة العربية السعودية، والأعداد من السابع وحتى 13 من رقم المخزون السعودي توضح الرقم التسلسلي غير ذي الأهمية الذي تم تحديده لصنف تموين ما، والأعداد التسعة الأخيرة من رقم المخزون السعودي والمكونة من رمز مكتب الترميز الوطني ذي العددين بالإضافة إلى السبعة أعداد غير ذات الأهمية تمثل رقم تعريف الصنف السعودي الرسمي (ر ت ص س) حيث يسمح باستعمال 9.999.999 صنفا مختلفا من أصناف التموين ويعطى بصفة مستديمة لصنف واحد فقط من أصناف التموين ويظل ملازما له طوال فترة استخدامه من برنامج التموين الحكومي من بداية شرائه وحتى التخلص منه.
فوائد رقم المخزون
يحقق استعمال رقم المخزون السعودي عدة فوائد تتضمن إيفاءه بمعظم احتياجات إدارات التموين من بداية شراء الصنف وحتى التخلص منه وإزالته من برنامج التموين، وانسجامه وقابلية استعماله من أنواع مختلفة من النظم والمعدات لمعالجة البيانات، وقابليته للتوسع واستعماله داخليا على نطاق الدولة وخارجيا مع دول حلف شمال الأطلسي، وبساطة تطبيقه وسهولة تعيينه بدون إجراء أي تعديل على جميع أصناف التموين ومرونة صيانته.
يتميز رقم المخزون السعودي بالثبات والاستقرار حيث إنه ملازم لصنف واحد طوال فترة بقاء ذلك الصنف في برنامج التموين الحكومي حتى لو تغير تصنيف رقم مخزون الناتو، إضافة لاتساقه في تكوينه وطوله وتركيبه وبنيته واستعماله، كما يتيح للجهات العسكرية والمدنية استخلاص المعلومات من قاعدة مشتركة للبيانات.