رفعت مجموعات الخدمة الميدانية أعلى درجات التأهب لاستقبال الحجاج مع مطلع الشهر الجاري، مما أدى إلى تكثيف جهود العاملين بمختلف مؤسسات الطوافة وفي مقدتهم رؤساء وأعضاء المجموعات الميدانية التي قسمت من خلال الوقوف ووضع أبرز التجهيزات داخل مكاتبهم بهدف تقديم أفضل الخدمات لضيوف بيت الله الحرام.
وأكد رئيس إحدى المجموعات من مؤسسة حجاج جنوب آسيا المطوف سمير سقاط حرص الجميع على تقديم الأفضل للحجاج، مشيرا إلى أن هناك خطوات إجرائية للتعامل مع ضيوف الرحمن.
استقبال الوفود
وقال سمير سقاط إن هناك مجموعة مسؤولة عن استقبال الوفود وتوزيع البرشورات التي تحمل معلومات مهمة عن مناسك الحج، وإرشادات عن كيفية رمي الجمرات مع الأوقات الرسمية لها، إضافة إلى تقديم هدايا عينية عبارة عن سجادة صلاة ومسبحة وحاوية لحصاة الجمرات، وكذلك تقديم وجبات خفيفة يقدمها رئيس المجموعة أو نائبه.
الوثائق الرسمية
وعد سقاط الاحتفاظ بالوثائق بالحمل الكبير على المجموعات الميدانية، مشيرا إلى أن هناك موظفين مختصين فقط باستقبال الوثائق الرسمية (الجوازات) واستلامها ونقلها إلى الغرف المنعزلة مع استخدام وسائل التقنية المختلفة لتسجيلها بموقع وزارة الحج، وأن هناك قسما خاصا للترجمة كون الحجاج لا ينطقون اللغة العربية بهدف التواصل مباشرة مع الحجاج.
إسكان الحجاج
وأوضح أن هناك قسم مختص بإسكان الحجاج داخل المجموعة من خلال الوقوف على كافة المساكن قبل وصولهم والتعرف على مدى الجاهزية لاستقبالهم والمتابعة للمساكن أثناء وبعد الإسكان إضافة إلى الاطلاع على كافة الخدمات وتلافي السلبيات إن وجدت، وفي حين وصول الحجاج يتم نقلهم إلى المساكن المخصصة لهم وتقديم وجبة غذائية ساخنة دون مقابل، مع التشديد على ضرورة وجود فريق العمل المسؤول عن مرافقة الحجاج إلى الحرم المكي ومساندتهم لأداء طواف القدوم من خلال لبس زي موحد للتسهيل على الحاج في معرفتهم.
بطاقات تعريفية
وأكد سمير سقاط أن مكتب الخدمة الميدانية يصدر لكافة الحجاج بطاقات تعريفية تحتوي على الصورة الشخصية إضافة إلى بياناته ومعلومات الاتصال بالمجموعة التابعة له، مبينا أن هذه البطاقة تستخدم كبديل عن الوثائق الرسمية، ومن خلالها يستطيع الحاج التنقل بكل يسر وسهولة داخل منطقة مكة المكرمة لافتا إلى أن هناك وسيلة تعريفية أخرى، عبارة عن سوار المعصم إضافة إلى تعليقات تحتوي على جميع المعلومات المختصة بالسكن والمكتب، وتستخدم في حالة الضياع إذ يسهل على الجميع الاستدلال بها وإيصاله إلى المجموعة أو السكن.
تفويج بالقطار
وأوضح أن مجموعة مهمتها وضع خطط ميدانية وتعليمات هامة لكافة الحجاج من خلال نشر مطويات توضح آلية تفويج الحجاج عن طريق قطار المشاعر، إضافة إلى تكثيف الاجتماعات مع منسوبي البعثات ورؤسائها لتكون كافة الجهات الخدمية مكملة لبعضها، وأن الحاج يمثل لديهم قامة وقيمة حيث يعد ضيف بيت الله وقيمته كونه سفيرا يمثل بلاده، لذا لا بد أن يعطى له صورة حقيقية عن أبناء السعودية عامة ومكة المكرمة خاصة.
كوادر سعودية
وأبان سقاط أن عدد العاملين في المجموعة 40 موظفا وعاملا حيث تعتمد المجموعة على توظيف أبناء مكة لعوامل عدة أبرزها أنهم مؤهلون لتقديم الأفضل للحجاج إضافة إلى أن الجميع على قدر المسؤولية ويعلمون جيدا أن خدمة الحجاج لا تمثل المجموعة الميدانية فقط وإنما تمثل أبناء السعودية كافة، ومن جانب آخر الكوادر السعودية المؤهلة تسهل على المسؤولين كيفية التواصل سواء في اصطحابهم بالوثائق الرسيمة بالإضافة إلى الاعتماد عليهم وخاصة في المشاعر المقدسة لإلمامهم بالطرقات وغيرها.
مسار الكتروني
وختم سقاط حديثه بالقول: رغبت وزارة الحج هذا العام في تطبيق بعض الجوانب داخل المسار الالكتروني الذي يربط المجموعة والمؤسسة والوزارة وأبرز ذلك مساكن الحجاج ولم تعد هناك أي أعمال ورقية، حيث أصبحت البعثة المعنية وضع كافة المعلومات التابعة للمسكن ويكون مكتب الخدمة مطلعا على كافة البنود واستلام مبالغ التامين الملزم على ملاك المساكن وتسليم سند لضمان حقوق الآخرين وفي خلال ساعات زمنية يتم اعتماد وتوثيق السكن لراحة الحاج.