أوضح مستشار إدارة الحشود في أرامكو السعودية اليوناني يانس بابيس أن إعداد خطط إدارة الحشود تهدف في المقام الأول إلى سلامة الزائر، وتتضمن الخطة تقسيمات موقع الحدث وكيفية سهولة حركة الحشود في مواقع الفعاليات التي تبنى عليها احتياجات الموقع، على أن يكون التخطيط وفق بيئة ومنطقة عمل آمنة مع ضرورة التعرف على المخاطر قبل حدوثها وما الذي سيقع فيها، وتقييم الاحتياجات الموجودة ومن ثم تسجيل الاستنتاجات ومراجعة وتقييم الوضع وهي خطوات ضرورية قبل الحدث وقبل وقوع الخطر وآلية التعامل معه.
وأكد يانس بابيس، خلال المحاضرة التي نفذتها أمانة منطقة المدينة المنورة بالتعاون مع شركة أرامكو السعودية، أن تحديد توقيت إقامة الفعالية مهم جدا ولا بد من وضع خطط بديلة في حال وقوع حادث لا سمح الله والتأكيد على أن السلامة مطلب أساس لنجاح الفعالية، وبعد إعداد الخطة تجمع كل المهام والمعالجات من خلال غرفة تحكم تتخذ القرار المناسب في الوقت المناسب، وتتضمن الخطة كذلك حركة الحشود بعد توزيع الموقع وتقسيمه والمخاطر وآلية التعامل معها، وتحديد المداخل والمخارج وكذلك التنقلات مع وضع لوحات ولافتات إرشادية واضحة لزوار الموقع وتدريب فرق العمل من المشاركين في موقع الحدث قبل فترة على آلية الدخول والخروج وتوزيع المهام وطرق التواصل الفاعل لكل فريق من فرق العمل.
واستشهد مستشار إدارة الحشود في أرامكو السعودية، خلال المحاضرة التي أقيمت بأكاديمية التدريب بنادي الأمانة، وحضور المدير العام لإدارة الخدمات بإمارة المنطقة رئيس لجنة الاحتفال باليوم الوطني بندر الحربي ومدير إدارة الخدمات الاجتماعية بالأمانة محمد المردف وعدد من مسؤولي البلديات الفرعية وممثلي العديد من الجهات الحكومية، بالخطوات الإجرائية التي اعتمدتها ونفذتها أرامكو السعودية في حفل افتتاح ملعب الجوهرة بجدة، مع التأكيد على مراقبة كل ما يتعلق بسلامة زوار الفعاليات والضيوف ومراقبة أنظمة السلامة في الموقع، مع ضرورة تحديد مركز أو نقطة التقاء ومركز اتصال لفريق متكامل من المراقبين والمنظمين الذين يعملون على تنظيم حفلة الافتتاح وإقامة فعالياته وأنشطته بكل يسر وسهولة وأمان وسيعمل هؤلاء المراقبون أيضا على توجيه الحضور من الزوار للمكان وإرشادهم نحو الطرق والمسارات التي يتوجب أن يسلكوها أثناء دخولهم لموقع الفعالية، مع ضرورة أن ينضم إلى فريق إدارة الحشود ممثل من كل الجهات لتوحيد خطة العمل.