رصدت جهات رقابية 6 ملاحظات على جامعة حائل أبرزها عدم وجود نظام محاسبي بصندوق الطلاب بالجامعة، ومنح سلف مالية لعدد من الطلاب لم يُقتطع أي مبلغ منها حتى الآن بالرغم من عدم جاهزية نظام القروض الطلابية بالجامعة.
وأكدت الجامعة في خطاب (تحتفظ «مكة» بنسخة منه) في ردها على استفسارات الجهات الرقابية، أنها أوعزت لوكيل الجامعة بالتأكيد على الإدارة المالية بالجامعة لتحويل الاستقطاعات أولا بأول، وعزت عدم منح قروض طلابية إلى عدم جاهزية نظام القروض الطلابية بها حتى الآن، مؤكدة التزامها بالمادة 28 من اللائحة المنظمة لصناديق الطلاب بالمؤسسات العامة.
وحول عدم وجود نظام محاسبي بصندوق الطلاب، أوضحت الجامعة أنها تلقت عروضا من مؤسسات لشراء نظام محاسبي متكامل لإظهار أعمال الصندوق وقوائمه المالية حسب الأنظمة المعمول بها.
وفيما يتعلق بتوفير موظفين للعمل بالإدارة المالية، فقد بينت أنها كلفت مجلس إدارة صندوق الطلاب بتعيين موظفين ومتعاونين للعمل بالإدارة المالية للصندوق حسب اللائحة.
وحول الإيرادات المقدرة في الميزانية للعام المالي 1433/1434 والبالغة 215 ألف ريال، لفتت الجامعة إلى أنها قامت بتأجير مركز خدمات طلابية إلى مؤسسة تجارية بـ 10 آلاف ريال سنويا وقد تم تحصيل مبلغ 30 ألف ريال عن ثلاثة أعوام، وأن الجزء المتبقي من المبلغ فقد كان من المتوقع تأجير أكشاك خدماتية داخل كليات البنات ولم تستكمل الإجراءات الإدارية والقانونية لذلك.
وأبانت أنها ستخاطب أحد المصارف لتزويدهم بكشوفات حساب صندوق الطلاب أولا بأول علما بأنه يتم متابعة وفحص العمليات المالية للصندوق من خلال طلب الكشوفات عند اللزوم.
وحول النقص الحاصل بين الإيرادات المحصلة والمتوقعة والبالغ 135 ألف ريال، أرجعت إدارة الجامعة أسباب ذلك إلى عدم توريد الإدارة المالية بالجامعة لمبالغ الاستقطاعات أولا بأول بالرغم من مخاطبتهم عدة مرات، مبينة أنها حصلت 4.5 ملايين ريال خلال 1434/1435 مقابل 1.3 مليون ريال خلال 1433/1434 وبنسبة زيادة مقدارها 236%.
كما عزت العجز الحاصل خلال 1433/1434، لتفعيل بعض الأنشطة الطلابية بناء على توجيهات مجلس الإدارة ومدير الجامعة مثل التشغيل الطلابي والإعانات الطلابية وغيرها من أنشطة طلابية، لافتة إلى أنها فتحت سجلات مالية لحصر إيرادات اشتراكات الطلاب لكل سنة من خلال مخاطبة إدارة المكافآت الطلابية لتزويدهم بالخطابات الخاصة بالمبالغ المحولة والمستقطعة لصالح الصندوق، وذلك لقيدها في سجلات الصندوق.
وبخصوص التجاوز في بعض بنود الميزانية للأنشطة الطلابية، أكدت الجامعة أن ذلك يعود إلى توسع أعمال الأنشطة الطلابية وزيادة عدد الطلاب المشاركين بالأنشطة، إضافة إلى استحداث كثير من البرامج والأنشطة الطلابية التي لم تكن مدرجة في خطة الأنشطة.
وحول صرف مبلغ 82 ألف ريال التي رصدتها الجهة الرقابية، أوضحت الجامعة أنها صرفت المبلغ في عقد مؤتمرات ولقاءات علمية، وأنها خاطبت الإدارة المالية واستفسرت عن آلية التعويض، غير أن الأخيرة أوضحت عدم قانونية التعويض، وأن الصندوق يتحمل مثل هذه المصاريف كونها تخص الأنشطة الطلابية.