خروج الموظف من العمل يعني بالنسبة إلى المشروع فقدان جزء من الوقت والجهد والمال الذي بذل في تدريبه وإكسابه المهارات الفنية، فضلا عن خسارة جزء من المعرفة التراكمية والعلاقات المهنية، وما يعرفه الموظف عن المشروع والعملاء والإجراءات والمشكلات السابقة.
وقد يؤدي فصل الموظف إلى إرباك اندماج الفريق وتوافقه؛ فالفرق تحتاج إلى وقت حتى تتعرف إلى أدوار أعضائها، وتبني آليات التعاون والانسجام فيما بينها. لذلك لا يكون فصل الموظف قرارا متعلقا بموظف واحد فقط، بل قرارا قد يمتد أثره إلى الفريق والمشروع بأكمله.
ولهذا فإن أحد أهم الأسئلة التي ينبغي أن يطرحها المدير على نفسه هو: إلى أي درجة أعتبر قرار فصل الموظف قرارا صعبا ومسؤولا؟ هل أفصل الموظف؟ وكيف أفصله؟
ينشغل المدير المبتدئ غالبا بسؤال: هل أفصل الموظف؟
ويركز في الإجابة عن هذا السؤال على اعتبارين رئيسيين:
- هل تقتضي مصلحة العمل فصل الموظف؟
- هل تسمح الأنظمة والإجراءات الرسمية بذلك؟
وقد ينتهي المدير، بعد الإجابة عن هذين السؤالين بنعم، إلى اعتبار قرار الفصل محسوما. لكن السؤالين الأهم هما:
- هل يوجد حل آخر غير فصل الموظف؟
- كيف سأقوم بفصل الموظف؟
إن الإجابة عن السؤالين الأولين تمثل أساس القرار، أما الإجابة عن السؤالين الآخرين فتمثل أحد مؤشرات الاحتراف الإداري في تنفيذه. ولذلك فإن التوقف عند مصلحة العمل والأنظمة لا يكفي وحده لبناء قرار جيد بحجم ومسؤولية فصل الموظف.
حالات عملية تظهر أخطاء شائعة عند فصل الموظف وإنهاء خدماته،
خلال أكثر من عشرين عاما من العمل الإداري والاستشاري، وقفت على حالات أبلغ فيها موظفون بقرارات فصلهم بطرق خاطئة، تعكس افتقار الإدارة إلى بعض مفاهيم وأساسيات العمل الإداري. ومن هذه الحالات:
الحالة الأولى: الإبلاغ في الممر
في أحد المشاريع، أرسل المدير خبر فصل الموظف مع أحد الإداريين. وقد شاهدت ذلك الإداري يقابل الموظف في أحد الممرات، ويخبره بقرار فصله، ثم يسلمه الورقة التي تتضمن القرار، بكل هذه البساطة، وفي مكان عام، ومن خلال موظف لا يملك الصلاحية المناسبة لإبلاغه.
لا يرتبط الخطأ هنا بطريقة الإبلاغ فقط، بل يرتبط أيضا بخصوصية الموظف وكرامته، وتحويل قرار حساس إلى إجراء عابر لا يليق بأهميته.
الحالة الثانية: إبلاغ الموظف داخل اجتماع
تم إبلاغ أحد الموظفين بفصله داخل اجتماع، وكان الأمر الأكثر غرابة أن أحد موظفي السكرتارية كان يتبادل النكات قبل حديث المدير.
وبعد إبلاغ الموظف بقرار فصله بدقائق، وعند انتهاء الاجتماع وبدء الحاضرين في الخروج، عادت أجواء الضحك وتبادل النكات بين المدير وموظف السكرتارية.
أترك للمدير وصاحب القرار تقدير مشاعر الموظفين الحاضرين جميعا، وليس مشاعر الموظف الذي صدر بحقه قرار الفصل فقط؛ فطريقة التعامل مع القرار تؤثر في صورة الإدارة أمام الفريق بأكمله.
الحالة الثالثة: تبادل المسؤولية
أبلغ أحد موظفي الموارد البشرية موظفا بقرار فصله. وعندما سأل الموظف مديره المباشر عن السبب، أجابه المدير: لم أفصلك أنا، بل مدير الموارد البشرية.
وعندما عاد الموظف إلى مدير الموارد البشرية، قال له:
مديرك هو من فصلك.
هذه الطريقة تربك الموظف، وتكشف غياب المسؤولية الإدارية الواضحة، وتجعل القرار يبدو وكأنه محاولة للتخلص من المسؤولية بدل تحملها.
الحالة الرابعة: المضايقة قبل الفصل
يبدأ بعض المديرين بمضايقة الموظف قبل إبلاغه بقرار الفصل، فيعطونه أعمالا تحتاج إلى أسبوعين لإنجازها، ثم يطلبون تنفيذها خلال ثلاثة أيام، أو يخلقون المشكلات حول أدائه وسلوكه، مثل:
- عملك ضعيف.
- اترك مكانك لزميلك.
- لقد تأخرت 5 دقائق عن الحضور.
- خرجت أثناء ساعات العمل.
- لم تنفذ المهمة بالطريقة التي أريدها.
وقد تكون هذه التصرفات محاولة لاختلاق مبررات للفصل، أو ممارسة ضغط على الموظف حتى يغادر بنفسه. وفي الحالتين، يفتقر هذا الأسلوب إلى المهنية والعدالة، وقد يضر بالمدير والمشروع أكثر مما يحل المشكلة.
آثار فصل الموظف على الموظف والفريق والمشروع
يرتبط فصل الموظف بثلاثة تأثيرات رئيسية، وكل تأثير منها يستدعي اهتماما عاليا عند اتخاذ القرار.
أولا: تأثير القرار على الفريق
تتأثر فرق العمل بخروج أي عضو منها، حتى الموظفين الذين كانت بينهم خلافات مع الموظف المغادر. فخروج أحدهم يغير طبيعة العلاقات والأدوار القائمة، وقد يدفع أعضاء الفريق إلى التساؤل: هل سيكون هذا مصيري أنا أيضا يوما ما؟
ولهذا فإن طريقة تنفيذ الفصل تؤثر في شعور الأمان الوظيفي، وفي مستوى الثقة بالإدارة، وفي قدرة الفريق على مواصلة العمل بشكل طبيعي.
ثانيا: تأثير القرار على الموظف
يختلف تأثير الفصل من موظف إلى آخر بحسب عمره، ومدة خدمته، وظروفه الأسرية، ووضعه المالي، ومدى استعداده للانتقال إلى فرصة جديدة.
لكن القاعدة الأساسية أن الموظف المفصول يخسر مصدر دخل واضحا، وقد يواجه فترة من القلق وعدم الاستقرار. ولذلك فإن احترامه، وتوضيح حقوقه، وتسليمه مستحقاته ووثائقه في الوقت المناسب، مسؤولية مهنية وإنسانية.
ثالثا: تأثير القرار على المشروع
قد يخسر المشروع نتيجة فصل الموظف جزءا من المعرفة والخبرة والعلاقات التي اكتسبها خلال فترة عمله، خصوصا إذا كان يمتلك معرفة ضمنية لا تظهر في اللوائح أو أدلة الإجراءات، مثل معرفة العملاء واحتياجاتهم، والخبرة في العمليات اليومية، وفهم المشكلات السابقة وطرق التعامل معها.
لذلك يجب على المدير أن يضع خطة لتسليم المهام ونقل المعرفة قبل تنفيذ قرار الفصل، متى كانت طبيعة الحالة تسمح بذلك.
التخطيط قبل فصل الموظف: ماذا يجب أن يفعل المدير؟
أولا: التأكد من الحقوق والإجراءات
قبل اتخاذ قرار فصل الموظف أو إبلاغه به، يجب التأكد من حقوقه النظامية والتعاقدية، وقدرة المشروع على الوفاء بها في الوقت المناسب.
ومن أسوأ ما يمكن القيام به فصل الموظف ثم تأخير مستحقاته أو وثائقه؛ فهذا التصرف ينعكس سلبا على سمعة المشروع، وثقة فريق العمل، وولاء الموظفين، كما يسبب ضررا حقيقيا للموظف المفصول.
وينبغي مراجعة الإجراءات وفق النظام المعمول به في الدولة، ونوع العقد، وسبب الفصل، وبالتنسيق مع إدارة الموارد البشرية أو المستشار القانوني عند الحاجة.
ثانيا: البحث عن بدائل مناسبة
قد يكون الموظف غير مناسب لوظيفته الحالية، لكنه مناسب لوظيفة أخرى داخل المشروع. لذلك من المفيد مراجعة الأقسام والوظائف الأخرى، فقد يجد المدير شاغرا يناسب مهاراته، خصوصا أن كثيرا من العاملين أصبحوا يجيدون أكثر من عمل بسبب التقنية وتعدد فرص التعلم والتدريب. وعندها يستفيد المشروع والموظف والمدير في الوقت نفسه.
ثالثا: التفكير في البديل ونقل المعرفة
من أكبر الأخطاء فصل الموظف دون إيجاد بديل للقيام بمهامه أو وضع خطة لنقل معرفته.
وينبغي قبل تنفيذ القرار تحديد المهام التي سيتركها الموظف، والشخص أو الفريق الذي سيتولاها، والمعلومات التي يجب توثيقها، والعملاء أو الشركاء الذين يحتاجون إلى تسليم منظم.
أما إذا كان سبب الفصل مخالفة جسيمة تستدعي إجراء عاجلا، فيجب التعامل مع الحالة وفق الإجراءات النظامية، مع حماية مصالح المشروع وحقوق الموظف في الوقت نفسه.
رابعا: دراسة آثار القرار
ينبغي للمدير أن يدرس آثار فصل الموظف على المشروع والفريق والموظف نفسه، وألا يبني القرار على انفعال مؤقت، أو خلاف شخصي، أو موقف عابر، بل على وقائع واضحة، وتوثيق مناسب، وتقييم متوازن للبدائل والنتائج.
تنفيذ فصل الموظف بطريقة احترافية
إذا أخذ المدير الاعتبارات السابقة في الحسبان، وقرر أن فصل الموظف هو الخيار المناسب، فعليه الاستعداد لتنفيذ القرار بطريقة واضحة ومحترفة.
1- تحديد الأسباب الموضوعية
جهز الأسباب الواضحة والموضوعية التي أدت إلى اتخاذ قرار فصل الموظف، وكن دقيقا في صياغتها.
ينبغي أن يعرف الموظف سبب القرار، وأن يكون السبب متسقا مع ما سبق إبلاغه به من ملاحظات أو تقييمات أو إجراءات تصحيحية، ما لم يكن الفصل مرتبطا بمخالفة جسيمة تستدعي إجراء مختلفا وفق النظام.
2- تجهيز الوثائق
جهز الأوراق الرسمية المتعلقة بالموظف، مثل:
- خطاب الفصل.
- شهادة الخبرة.
- بيان المستحقات المالية.
- نموذج تسليم العهد والممتلكات.
- أي وثائق أخرى يحتاج الموظف إلى توقيعها أو استلامها.
3- توفير دعم للانتقال الوظيفي
يمكن للمشروع، بحسب إمكاناته، التنسيق مع شركة لإعادة التوظيف أو جهة متخصصة في الإرشاد المهني، لمساعدة الموظف على تحديث سيرته الذاتية، والاستعداد للمقابلات، والتعرف إلى فرص عمل جديدة، أو بدء تجربة مهنية مختلفة.
4- عقد اجتماع إبلاغ قرار الفصل
ينبغي إبلاغ الموظف بقرار فصله في اجتماع خاص، يحضره المدير المباشر وممثل مؤهل من إدارة الموارد البشرية، على أن يكون الحضور مناسبا لطبيعة الحالة.
ولا ينبغي أن يتم الإبلاغ في ممر، أو أمام الزملاء، أو عبر شخص لا يملك الصلاحية المناسبة. فالهدف من الاجتماع هو إبلاغ القرار بوضوح، وشرح الإجراءات، والحفاظ على خصوصية الموظف.
كيفية إبلاغ الموظف بقرار الفصل بطريقة احترافية
1- اختيار المكان والوقت المناسبين
اختر مكانا خاصا ووقتا يسمح للموظف بفهم القرار وطرح أسئلته. وينبغي تجنب إبلاغه أمام الزملاء، أو في أجواء مزدحمة، أو خلال لحظة انفعالية.
ولا توجد قاعدة واحدة تصلح لكل الحالات بشأن اليوم أو الساعة؛ فالأهم هو الخصوصية، والاستعداد، وتوافر الوثائق، ووجود الأشخاص المناسبين.
2- إبلاغ الموظف بوضوح واحترام
يجب إبلاغ الموظف بالقرار مباشرة وبوضوح واحترام، من دون مقدمات طويلة أو عبارات غامضة.
وإذا كان قرار الفصل نهائيا، فلا ينبغي تقديم وعود أو آمال غير واقعية. يمكن للمدير أن يكون إنسانيا ومحترما من دون أن يكون مضللا.
3- شرح الوثائق والحقوق
تقدم للموظف وثائق الفصل والبيانات المالية والإدارية، ويشرح كل بند بطريقة واضحة، مع منحه فرصة لطرح أسئلته.
ويجب ألا يتحول الاجتماع إلى جدال أو محاكمة، بل يكون لقاء مهنيا لإبلاغ القرار وتوضيح الإجراءات التالية.
4- تقديم معلومات الدعم
إذا كانت لدى المشروع برامج للدعم أو إعادة التوظيف، فينبغي تقديم معلومات كاملة عنها وشرح طريقة الاستفادة منها، وقد تشمل الاستشارات المهنية والإرشاد والمساعدة على بدء عمل جديد.
أهم الاعتبارات عند إبلاغ الموظف بقرار الفصل
ينبغي أن يراعي المدير ثلاثة اعتبارات:
- اعتبارات قانونية وإدارية: سبب الفصل، والحقوق والمستحقات، ومدة الإشعار بحسب ما ينص عليه العقد والنظام المعمول به، والتوثيق، وتسليم العهد والوثائق.
- اعتبارات إنسانية: عمر الموظف، ومدة خدمته، وظروفه المهنية، ووضعه الأسري، وقدرته على الانتقال إلى فرصة أخرى.
- اعتبارات تنظيمية: أثر القرار على الفريق والعملاء والإجراءات الداخلية.
فقرار فصل الموظف يبنى على اعتبارات تتعلق بالمشروع ومصلحة العمل، وقد يصبح في بعض الحالات أمرا لا غنى عنه نتيجة تغير احتياجات المشروع، أو إعادة هيكلته، أو عدم ملاءمة الموظف لمتطلبات العمل.
لكن ضرورة القرار لا تعني أن طريقة تنفيذه يمكن أن تكون عشوائية أو جارحة. فالثقافة التنظيمية للمشروع، وطبيعة العلاقة بين المدير والموظف، وسبب الفصل، والظروف المحيطة، كلها عوامل تؤثر في طريقة إبلاغ الموظف بالقرار.
ولا تقاس مهنية المدير بقدرته على فصل الموظف فقط، بل بقدرته على التأكد من ضرورة القرار، وتنفيذه بعدالة، وإبلاغه باحترام، وحماية الفريق والمشروع من آثاره غير الضرورية.