وقال الضحيان «إن هذا البرنامج له دور مهم حول التعريف بالوثائق وأهميتها والعمر الرسمي لكل وثيقة، ومفهوم برنامج حفظ الوثائق بالجهات الحكومية وإجراءات العمل، ومهام المركز الذي سوف يعمل على إنشائه بالهيئة، ونشر الوعي الوثائقي والممارسات الصحيحة في التعامل مع الوثائق حسب اللوائح الصادرة في هذا الأمر».
وقدم عبدالمحسن الهداب محاضرة تعريفية عن لوائح حفظ الوثائق بالجهات الحكومية ولائحة إتلاف الوثائق وغيرها من اللوائح، أوضح خلالها أن الوثائق جرى تقسيمها إلى ثلاثة أصناف، الأول المالية وتتفرع منه أربعة أقسام، والثاني الإدارية وتتفرع إلى 21 قسما، والثالث الوثائق التخصصية حسب مجال القطاع، وجرى إعطاء عمر زمني لكل نوع من الوثائق باستثناء التخصصية، فإن الجهة الحكومية المختصة هي التي تحدد نوع الوثائق التخصصية لديها وعمر كل نوع منها، ويختلف عمر كل وثيقة حسب أهميتها، حيث توجد أنواع من الوثائق دائمة ولا تتلف نهائيا.
أصناف الوثائق
- المالية
- الإدارية
- التخصصية
- أنشئ في 1409 ويرتبط إداريا برئيس الديوان الملكي
مهامه المختلفة
- جمع الوثائق والمحفوظات وفهرستها
- تصنيفها وترميزها وحفظها وصيانتها وتنظيم تداولها
- إعداد التنظيم الإداري لأعمال مراكز حفظ الوثائق
- التنسيق والتكامل مع الأجهزة المعنية بالوثائق والمحفوظات في المملكة
- إيجاد العناصر الوطنية المؤهلة للعمل في مجال الوثائق والمحفوظات
- الإشراف والمتابعة الفنية لعمليات الحفظ في الأجهزة الحكومية
- الإشراف على إتلاف المحفوظات والوثائق التي يتقرر إتلافها