كيف يدير الناجحون قوائم أعمالهم؟
الثلاثاء - 28 مارس 2017
Tue - 28 Mar 2017
لو عددنا الصفات الجيدة التي يجب أن يتصف بها صاحب العمل سنبدأ بالمثابرة، وكذلك مهارات الاتصال والقدرة على تحفيز الفريق وتطويره.
لكن من أهم الصفات التي يتم إهمالها بشكل دائم "إدارة القوائم"، إذ لا يمكن لأي صاحب عمل النجاح دون قوائم منظمة ومرتبة ومحدثة لكل الموارد والمشاريع التي من شأنها إنجاح العمل.
بغض النظر عن الأسلوب المفضل لإدارة القوائم، وبحسب "Entrepreneur" فإن جميع القادة الناجحين يهتمون بثلاثة أشياء:
1 متى نبني قائمة جديدة؟
2 ما الذي ينبغي أن يضاف إلى كل قائمة؟
3 كيفية تحديد الأولويات والعمل على عناصر القائمة؟
فيما يلي أمثلة على قوائم عدة بنيت وقسمت إلى نوعين:
أ: قوائم الأشخاص.
1 قائمة المستشارين الحاليين: من الضروري وجود قائمة بأسماء الأشخاص ومهاراتهم حتى تعرف إلى من تلجأ عندما تحتاج إلى استشارة في مجال ما، ومن المهم أن تبقى على تواصل مع جميعهم وأن تحدث القائمة باستمرار.
2 قائمة المستثمرين المحتملين: أثناء العمل على منشأتك قد تسمع عن أصحاب الأموال والمستثمرين الذين تعتقد بأنهم سيكونون إضافة جيدة لعملك، حتى إن لم تكن منشأتك مستعدة للتوسع في الاستثمار حاليا.
3 قائمة الشركاء الحاليين: إذا كنت تعمل مع موزعين أو مسوقين يجب عليك أن تحتفظ بقائمة لهم، وأن تبقى على اتصال دائم معهم.
4 قائمة الشركاء المحتملين: إذا كنت ترغب في شريك معك في المستقبل فلا بد من قائمة تضع فيها الشركاء المحتملين، وميزاتهم وما تتوقع أن يقدموه لشركتك.
5 المشترون المحتملون: يجب عليك الحصول على قائمة بالمشترين المحتملين لشركتك إذا قررت بيعها، بعض هؤلاء قد يكون من المستثمرين الذين تتعامل معهم أو الشركاء الحاليين.
6 الصحفيون: يجب الإبقاء على قائمة بالصحفيين الذين تعرفهم، فأنت لا تعلم متى ستتصدر منشأتك الصحف ومتى تريد أن تعلن في إحداها.
7 الصحفيون الذين تود التعرف عليهم: ستجد خلال عملك بعض الصحفيين الذين يتكلمون عن الصناعة الخاصة بك ولهم كلمتهم المؤثرة في مجال عملك، احتفظ بقائمة بأسمائهم وحاول التواصل معهم.
8 المديرون التنفيذيون: قائمة بالمديرين التنفيذيين الذين تعرفهم، فربما تحتاج إلى مشورة سرية في وقت ما.
9 المواهب المميزة: إذا تعرفت إلى مهندسين ماهرين أو مسوقين ناجحين احتفظ بقائمة لهم، فقد تقوم بتوظيفهم يوما ما معك.
10 قائمة الأشخاص الذين تحدثهم بآخر أعمالك: يجب عليك أن تحدث قائمتك باستمرار بآخر أعمالك، ويمكن لهذه القائمة أن تضم المستثمرين والصحفيين والأصدقاء.
النوع الثاني من القوائم التي يجب عليك تنظيمها، هي: قوائم الأعمال والمهام:
ب - قوائم المهام:
1 المهام قصيرة المدى للرئيس التنفيذي: وهي المهام التي يجب عملها بصورة عاجلة خلال أيام قليلة.
2 المهام طويلة المدى للرئيس التنفيذي: حيث يجب عليك عقد اجتماع شهري لتحديد المهام الضرورية، وإعادة ترتيب الأولويات للفريق التنفيذي.
3 المهام قصيرة المدى لفريق الإنتاج: حيث يذكرك بما هو مهم وما يمكن تأجيله، ويحميك من تراكم المنتجات.
4 مراجعة الأعمال غير المنجزة: كل بضعة أسابيع لتلافي تراكم الأعمال.
5 قائمة بالنقاط التي تود مناقشتها خلال الاجتماعات.
6 تنظيم البريد الالكتروني بحسب الأعمال العاجلة والأقل أهمية.
7 قائمة بالأفكار التي تود كتابتها سواء في مدونتك أو في مقال لإحدى الصحف.
8 الأفكار التسويقية والحملات الإعلانية أو المسابقات أو العروض أو الأنشطة المتعلقة بعلامتك التجارية.
9 قوائم بالكتب التي تود قراءتها والأشخاص الذين نصحوك بها، حتى يتسنى لك شكرهم فيما بعد.
10 قائمة بالأفكار التجارية المستقبلية، فأنت لا تعلم متى تستطيع أن تتوسع في أعمالك.
لكن من أهم الصفات التي يتم إهمالها بشكل دائم "إدارة القوائم"، إذ لا يمكن لأي صاحب عمل النجاح دون قوائم منظمة ومرتبة ومحدثة لكل الموارد والمشاريع التي من شأنها إنجاح العمل.
بغض النظر عن الأسلوب المفضل لإدارة القوائم، وبحسب "Entrepreneur" فإن جميع القادة الناجحين يهتمون بثلاثة أشياء:
1 متى نبني قائمة جديدة؟
2 ما الذي ينبغي أن يضاف إلى كل قائمة؟
3 كيفية تحديد الأولويات والعمل على عناصر القائمة؟
فيما يلي أمثلة على قوائم عدة بنيت وقسمت إلى نوعين:
أ: قوائم الأشخاص.
1 قائمة المستشارين الحاليين: من الضروري وجود قائمة بأسماء الأشخاص ومهاراتهم حتى تعرف إلى من تلجأ عندما تحتاج إلى استشارة في مجال ما، ومن المهم أن تبقى على تواصل مع جميعهم وأن تحدث القائمة باستمرار.
2 قائمة المستثمرين المحتملين: أثناء العمل على منشأتك قد تسمع عن أصحاب الأموال والمستثمرين الذين تعتقد بأنهم سيكونون إضافة جيدة لعملك، حتى إن لم تكن منشأتك مستعدة للتوسع في الاستثمار حاليا.
3 قائمة الشركاء الحاليين: إذا كنت تعمل مع موزعين أو مسوقين يجب عليك أن تحتفظ بقائمة لهم، وأن تبقى على اتصال دائم معهم.
4 قائمة الشركاء المحتملين: إذا كنت ترغب في شريك معك في المستقبل فلا بد من قائمة تضع فيها الشركاء المحتملين، وميزاتهم وما تتوقع أن يقدموه لشركتك.
5 المشترون المحتملون: يجب عليك الحصول على قائمة بالمشترين المحتملين لشركتك إذا قررت بيعها، بعض هؤلاء قد يكون من المستثمرين الذين تتعامل معهم أو الشركاء الحاليين.
6 الصحفيون: يجب الإبقاء على قائمة بالصحفيين الذين تعرفهم، فأنت لا تعلم متى ستتصدر منشأتك الصحف ومتى تريد أن تعلن في إحداها.
7 الصحفيون الذين تود التعرف عليهم: ستجد خلال عملك بعض الصحفيين الذين يتكلمون عن الصناعة الخاصة بك ولهم كلمتهم المؤثرة في مجال عملك، احتفظ بقائمة بأسمائهم وحاول التواصل معهم.
8 المديرون التنفيذيون: قائمة بالمديرين التنفيذيين الذين تعرفهم، فربما تحتاج إلى مشورة سرية في وقت ما.
9 المواهب المميزة: إذا تعرفت إلى مهندسين ماهرين أو مسوقين ناجحين احتفظ بقائمة لهم، فقد تقوم بتوظيفهم يوما ما معك.
10 قائمة الأشخاص الذين تحدثهم بآخر أعمالك: يجب عليك أن تحدث قائمتك باستمرار بآخر أعمالك، ويمكن لهذه القائمة أن تضم المستثمرين والصحفيين والأصدقاء.
النوع الثاني من القوائم التي يجب عليك تنظيمها، هي: قوائم الأعمال والمهام:
ب - قوائم المهام:
1 المهام قصيرة المدى للرئيس التنفيذي: وهي المهام التي يجب عملها بصورة عاجلة خلال أيام قليلة.
2 المهام طويلة المدى للرئيس التنفيذي: حيث يجب عليك عقد اجتماع شهري لتحديد المهام الضرورية، وإعادة ترتيب الأولويات للفريق التنفيذي.
3 المهام قصيرة المدى لفريق الإنتاج: حيث يذكرك بما هو مهم وما يمكن تأجيله، ويحميك من تراكم المنتجات.
4 مراجعة الأعمال غير المنجزة: كل بضعة أسابيع لتلافي تراكم الأعمال.
5 قائمة بالنقاط التي تود مناقشتها خلال الاجتماعات.
6 تنظيم البريد الالكتروني بحسب الأعمال العاجلة والأقل أهمية.
7 قائمة بالأفكار التي تود كتابتها سواء في مدونتك أو في مقال لإحدى الصحف.
8 الأفكار التسويقية والحملات الإعلانية أو المسابقات أو العروض أو الأنشطة المتعلقة بعلامتك التجارية.
9 قوائم بالكتب التي تود قراءتها والأشخاص الذين نصحوك بها، حتى يتسنى لك شكرهم فيما بعد.
10 قائمة بالأفكار التجارية المستقبلية، فأنت لا تعلم متى تستطيع أن تتوسع في أعمالك.
