25 سنة أقصى مدة لحفظ الوثائق الإدارية

حددت اللائحة الموحدة للوثائق والمحفوظات الإدارية التي صدر الموافقة عليها أخيرا مدة حفظ الوثائق والمحفوظات الإدارية المحددة من 10 إلى 25 سنة، فيما أظهرت اللائحة أن يحفظ الجهاز الحكومي وثائقه الإدارية التي نص على تصويرها في قوائم مدد الحفظ على وسائط الكترونية، على أن يزود المركز الوطني بنسخة أصلية كاملة من هذه الوسائط.



وبينت اللائحة أن تتلف الوثائق التي انتهت مدة حفظها، وفقا للإجراءات المحددة في لائحة الإتلاف، بعد التأكد من تحويل ما نص في قوائم مدد الحفظ على حفظه في وسائط الكترونية.



ونصت اللائحة أنه قبل إتلاف الوثائق التي انتهت مدة حفظها، تحسب منها الوثائق والمحفوظات الإدارية الدائمة الحفظ المرافقة لها وترسل إلى المركز الوطني.



كما أكدت اللائحة على تنظيم الوثائق الخاصة بالموظف إلى 8 فئات، وأن يعد المركز الوطني دليلا موحدا لتصنيف الوثائق والمحفوظات الإدارية المتعلقة بنشاطات الوظائف الإدارية المشمولة بهذه اللائحة.



أكثر الوثائق حفظا بـ 25 سنة

(تصور على وسائط الكترونية)



- سجلات الوارد العام للجهاز الإداري

- بيانات وسجلات صادر القرارات في الجهاز الإداري

- صور من مسلسلات مكاتبات صادر رئيس الجهاز الإداري

- بيانات الإحصاءات النهائية لأعمال الجهاز الإداري

- التقارير الإحصائية

- وثائق تمليك العقارات



وثائق أقل حفظا بـ 10 سنوات



- قرار التعيين وعقد العمل

- بيان الإجازات التي تمتع بها

- قرار الترقية وإشعار المباشرة بعد الترقية

- المكاتبات حول تدني مستوي الأداء الوظيفي

- المكاتبات والإشعارات حول المخالفات الإدارية أو المالية

- وثائق إنهاء خدمة غير السعوديين (المتعاقدين)