إ تيكيت الاجتماعات والموظفين

للاجتماعات أهميتها، فهي تساهم في تبادل الخبرات وتطوير الموظفين، ولا شك أن من أثرها النفسي أيضا أنها تعزز الولاء للمنشأة وتعزز روح الفريق والعمل الجماعي وتقرب وجهات النظر وتساعد في الوصول إلى الهدف وإلى نقطة المشكلة واختيار الحل الأنسب وبذلك يكون أسلم طريق للنجاح، وحينما يكون الاجتماع فقط من أجل الالتقاء دون الحاجة إليه فهو يعطل سير العمل.

هنالك أمور يجب عدم تجاهلها لنجاح الاجتماع..

لا شك أنه يجب تحديد الهدف من هذا الاجتماع لكي يحضر جميع المدعوين نقاط المناقشة، وتبين المكان وأن يكون واضحا ومعروفا لدى الجميع سهل الوصول إليه.

وأن يكون تبليغ المدعوين بوقت كاف لترك مجال الإعداد لهم للاجتماع والتذكير قبل الموعد برسائل تذكيرية تبين المدة ونقاط النقاش، وينبغي على رئيس الاجتماع أيضا أن يضبط القاعة وأن يكون مثالا للجميع وأن لا يستقبل اتصالات في وقت الاجتماع، ويضبط الوقت في المشاركات، ولا يقوم بعمل اجتماع خارج أوقات العمل والتوجيه بالقرارات أو تبين موعد التنفيذ وتدوينها وإرسالها للجميع حتى الذين لم يحضروا، وينبغي عليه شكر الجميع والتوديع والتواصل مع الجهات المختلفة لإغلاق الأجهزة وتنظيف وإغلاق القاعة.

أول قاعدة في إتيكيت الاجتماعات بالنسبة للحضور، وهي أن تعد نفسك نفسيا وعمليا والحضور مبكرا قبل الاجتماع بعشر دقائق، أغلق جوالك وتعرف على مكان جلوسك إذا كان الجلوس بالاسم أو بالأسبقية على المسميات الوظيفية، لا تجلس فقط من أجل أن تكون قريبا من رئيس الاجتماع فهنالك من هم أحق منك جلوسا، وهم المسميات الوظيفية الأعلى، والجلوس بطريقة محترمة، لا تتحدث قبل أن يؤذن لك ولا تشارك في حديث من أجل المشاركة فقط، تحدث بصوت مسموع لجميع من في القاعة.

إذا كان الاجتماع باللغة العربية لا تتطرق إلى لغة أخرى ولا تبالغ في استخدام المصطلحات العملية، اعرف بأن بعض النقاط لا يصح مشاركتها مع جميع الحضور، بعض النقاط لا يصح مشاركتها إلا في اجتماع ثنائي أو ثلاثي مع رئيس الاجتماع -صاحب القرار-، لا تتحدث بشيء لا تعرفه ولا تتحدث على لسان غيرك، دعم مشاركاتك بالأدلة، إذا كان الاجتماع الأول لك ضمن المجموعة ولم يتم التعريف بك قبل الاجتماع فعرف بنفسك عند المشاركة، لا تغير مسار الحديث إلى مزاح أو إلى موضوع آخر، لا تضع مقتنياتك الشخصية كالهاتف أو الحقيبة على طاولات الاجتماع.