جودة الأداء في إدارة المؤسسات في القرن الحادي والعشرين

«الأداء المؤسسي هو الإجراءات والعمليات التي يؤديها منسوبو المؤسسة وفق أساليب عمل محددة لتحقيق الأهداف المرجوة والمخطط لها بمشاركة جميع المعنيين».

ينطبق هذا التعريف على الأداء في جميع المؤسسات أيا كان عملها: ربحيا أو غير ربحي تعليميا أو غير تعليمي.. إلخ. الجميع يؤدي إجراءات محددة وفق معايير معلنة ومتفق عليها مع جميع العاملين لإنجاز المخرجات المرجوة والتي ترضي المستفيدين. وباختصار أستطيع القول إن الأداء الفعال هو عبارة عن الإجراءات والأنشطة التي تحول المدخلات إلى مخرجات بطريق سهلة وبأقل تكلفة. وغير ذلك لا يحتسب ضمن دائرة الأداء الفعال.

ولكي نطلق مصطلح الفعالية على الأداء هناك بعض الخطوات التي يمكن أن يقوم بها مديرو الأداء مع فرق العمل داخل المؤسسات. وأهم هذه الخطوات يأتي تحديد استراتيجية المؤسسة التي يندرج من تحتها رؤية المؤسسة ونقاط التركيز والأهداف الاستراتيجية والتشغيلية، ومن الآليات التي يمكن القيام بها الاجتماعات وورش العمل المتتالية التي من خلالها يتم استعراض الأهداف الاستراتيجية والمستهدفات التشغيلية لكل إدارة وقسم، وبناء الخطط التي تضمن تحقيق الأهداف ووضع المعايير والمقاييس التي تحدد مسؤوليات كل عضو في المؤسسة وتحدد كذلك مستوى جودة الأداء المطلوبة أثناء تنفيذ الإجراءات وقبل ذلك تحدد المعرفة والمهارات المتطلبة ليكون الأداء فعالا. دور مديري الإدارات ورؤساء فرق العمل مهم جدا في تحقيق الأهداف والمستهدفات في الوقت المحدد وبأقل تكلفة.

بالإضافة لما سبق يأتي دور مديري الإدارات والأقسام في بناء الخطط التنفيذية – التشغيلية – للمؤسسات كعنصر أساس من عناصر الممكنات التي تدعم تحقيق الأهداف الرئيسية. فمن خلال بناء الخطط التنفيذية تستطيع فرق العمل بناء البرامج والأنشطة التشغيلية وتحديد المستهدفات وتزمينها وتوزيع المهام على جميع أعضاء فرق العمل، وتحديد الوصف الوظيفي لكل موظف، وبناء المقاييس لقياس مستوى أداء كل موظف وكل إدارة أو قسم.

المقاييس هي الأداة التي تمكن مدير المؤسسة من الاطلاع على نتائجها دوريا للتعرف على ما يتم والتأكد من تحقيق المستهدفات الدورية التي تحقق في تجميعها الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة، كما تمنح القدرة على تحديد الفجوات وتقديم التغذية الراجعة واقتناص فرص التحسين والتطوير، وأيضا نتائجها تدعم فرص التعديل في تشكيل فرق العمل وتغيير مديري الإدارات والأقسام وإعادة هندسة العمليات الإدارية والفنية.

من خلال الخطط التنفيذية تستطيع المؤسسات تحديد الممكنات ومنها الموارد البشرية التي تمتلك المعرفة والمهارات اللازمة لضمان أن يكون العمل فعالا وصحيحا من أول مرة وكل مرة وبأقل نسبة من ممكنة من الأخطاء.

وهنا أستطيع أن أقول إن جودة الأداء المؤدي لجودة النواتج تتحقق من خلال:

1. تخطيط الأهداف والمستهدفات




2. تحديد الجدارات المتطلبة




3. بناء معايير ومقاييس محددة للأداء




4. مراقبة وضبط جودة الأداء




5. مقارنة المتحقق من المستهدفات مع المستهدف لتحديد الانحرافات عن المستهدفات




6. اتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة في حينها

جودة إدارة الأداء تمكن من تحسين وتطوير جودة الأداء الذي يضمن جودة النواتج والمخرجات وتحقيق رضا المستفيدين.

القرن الحادي والعشرين زمن لا يقبل إلا الجودة في كل شيء والجودة هي مسؤولية الجميع بداية من رأس الهرم الإداري الذي يتمثل في مدير الإدارة أو المؤسسة، إلى الإدارة الوسطى وهم مديري الإدارات والأقسام داخل المؤسسة، إلى جميع منسوبيها التنفيذيين.

وكما يقول الراوي «إن مستويات جودة النواتج والمخرجات تعتمد اعتمادا كليا على جودة أداء صانعيها. والجودة هي الفلسفة الأساسية لتحقيق الأفضل.

abubakrw@