إدارة تكلفة المشروع المالية

لكل مشروع تكلفته المالية (الميزانية)، والتي يتم تحديدها بعد تعريف جميع أنشطة المشروع، ليتم جمع تكاليف هذه الأنشطة، مضافا إليها ثلاثة أنواع مختلفة من الحجوزات المالية، للتحرز من المخاطر المحتمل وقوعها.

وتتم إدارة تكلفة المشروع من خلال 4 عمليات، تقع 3 منها ضمن مرحلة التخطيط للمشروع، وهي: تخطيط إدارة التكاليف، وتقدير التكلفة، وتحديد الميزانية، وعملية واحدة ضمن مرحلة المراقبة والتحكم بالمشروع، وهي: التحكم بالتكلفة.

ابتداء، لا بد من إنشاء هيكل تقسيم الأعمال، وهو عبارة عن أداة لإدارة المشروع، تقسم المشروع إلى تسلسل هرمي، فتتم تجزئة المشروع وتحديد مخرجات له، ثم يتم تحديد حزم عمل تحت كل مخرج تصل بنا لتحقيقه، وبعد ذلك تتم تجزئة كل حزمة عمل إلى مجموعة الأنشطة، التي تكون مخرجات المشروع، فيتم تحديد التكلفة المالية لكل نشاط، مع تخصيص حجوزات مالية (مبالغ احتياطية)، إحداهما للتعامل مع مخاطر خاصة بمدير المشروع، وهي نوعان: حجوزات مالية للطوارئ على مستوى كل نشاط، وحجوزات مالية للطوارئ على مستوى كل حزمة عمل، والأخرى للتعامل مع مخاطر خاصة بالإدارة العليا، وتسمى حجوزات مالية للطوارئ الإدارية، ومجموع ما سبق يمثل ميزانية المشروع، وبعض من هذه الأعمال جزء من إعداد قاموس هيكل تقسيم الأعمال، ومن الأدوات التي تساعد في تحديد الميزانية مراجعة المعلومات التاريخية لمشاريع مقاربة.

وبعد تحديد ميزانية المشروع، يمكن مراقبة أداء المشروع المالي والتحكم به (التحكم بالتكلفة)، من خلال تحليل القيمة المكتسبة، بناء على 3 متغيرات تشتق من معطيات المشروع، وهي القيمة المكتسبة، والقيمة المخطط لها، والتكلفة الفعلية (المصروف فعليا) عند مرحلة محددة من عمر المشروع، من خلال بعض المعادلات الرياضية، للتأكد من أن حالة الصرف المالي تتم بالشكل الصحيح، وذلك عند تلك المرحلة المحددة من عمر المشروع، وفق ما تم التخطيط له.

ختاما، الموارد المالية لا بد من الحزم فيها، فعن أبي حميد الساعدي، قال: «استعمل رسول الله ﷺ رجلا من الأسد، يقال له ابن اللتبية، على الصدقة، فلما قدم، قال: هذا لكم، وهذا لي، أهدي لي، قال: فقام رسول الله ﷺ على المنبر، فحمد الله، وأثنى عليه، وقال: ما بال عامل أبعثه، فيقول: هذا لكم، وهذا أهدي لي، أفلا قعد في بيت أبيه، أو في بيت أمه، حتى ينظر أيهدى إليه أم لا؟»