4 حلول رقابية للقضاء على معوقات التحول الالكتروني الكامل للأرشفة

دعا ديوان المراقبة العامة أخيرا الجهات الحكومية إلى إجراء قياس لمعرفة مستويات تحول تعاملات تلك الجهات المالية والمحاسبية من الوسائل التقليدية إلى الالكترونية، ومدى فعالية الأنظمة الالكترونية المطبقة والتكامل فيما بينها، بهدف العمل على اعتماد خطط لرفع جودة تلك العمليات وتطويرها، إذ وضع الديوان أربعة حلول لمعوقات التحول الالكتروني الكامل لأرشفة الملفات والمستندات.

وبحسب معلومات حصلت عليها الصحيفة، فإن الديوان وضع عدة حلول لمواجهة أي عقبات قد تعيقه في الاستفادة من منظومته للرقابة الالكترونية «شامل»، وأن من بين تلك الحلول الإسراع في إتمام التحول الكامل للعمليات المالية والمحاسبية في جميع الجهات المشمولة برقابة الديوان، والتنسيق مع الجهات المختصة لدعم جهود الجهات المشمولة برقابة الديوان في معالجة أسباب المعوقات التي قد تحول دون تمكينها من إتمام استخدام الوسائل الالكترونية في إنجاز أعمالها وتقديم خدماتها.

وكان ديوان المراقبة العامة، حدد نحو 11 عقبة قد تعيقه في الاستفادة من منظومته للرقابة الالكترونية «شامل»، منها أن بعض الجهات الحكومية أو فروعها لا تزال تستخدم الوسائل التقليدية في إنجاز العمليات المالية والمحاسبية، وتأخر العديد من الجهات في الارتباط بالشبكة الحكومية الآمنة.

المعوقات

1. بعض الجهات الحكومية أو فروعها لا تزال تستخدم الوسائل التقليدية في إنجاز العمليات المالية والمحاسبية، أو أن لديها أنظمة آلية ولكنها لا تزال تعاني من معوقات في تشغيل تلك الأنظمة «فنيا وماليا»


2. الأنظمة الالكترونية المستخدمة في الجهات قد تقوم بأرشفة الأصول دون مرفقات المعاملات ومؤيدات العمليات المالية والمحاسبية، وتحفظ بالطرق التقليدية


3. بعض العمليات المالية والمحاسبية تشتمل على كم هائل من الملفات والمستندات والوثائق الرسمية التي يصعب إرسالها الكترونيا


4. بعض الأنظمة الالكترونية المستخدمة لإنجاز العمليات المالية والمحاسبية غير مرتبطة بالأنظمة الالكترونية الأخرى التي قد يكون لها أثر مالي

الحلول

1. الإسراع في إتمام التحول الكامل للعمليات المالية والمحاسبية في جميع الجهات المشمولة برقابة الديوان


2. التنسيق مع الجهات المختصة لدعم جهود الجهات المشمولة برقابة الديوان في معالجة أسباب المعوقات التي قد تحول دون تمكينها من إتمام استخدام الوسائل الالكترونية في إنجاز أعمالها وتقديم خدماتها


3. تحديد أحجام الملفات الالكترونية المؤيدة للعمليات المالية والمحاسبية، بحيث تكون أكثر قابلية للتداول والنقل عبر الوسائل الالكترونية الرسمية


4. مراجعة الجهات الحكومية مستويات التحول لاستخدام الوسائل الالكترونية لديها ومدى فعالية الأنظمة الالكترونية المطبقة والتكامل فيما بينها، ومن ثم العمل على اعتماد خطط لرفع جودة تلك العمليات وتطويرها