7 خطوات لبناء خطة فاعلة للاتصال الداخلي لمواجهة أزمة كورونا الصحية

شدد تقرير استشاري حديث على أهمية بناء خطة فاعلة للاتصال الداخلي للقطاعين الحكومي والأهلي والقطاع الثالث غير الربحي، تستهدف الموظفين والموظفات، للتخفيف من حد تداعيات أزمة فيروس كورونا المستجد (كوفيد -19).

وأكد التقرير الصادر عن وحدة الدراسات التحليلية لدى W7Worldwide للاستشارات الاستراتيجية والإعلامية، على دور قادة الأعمال بإبراز إنسانيتهم وتعاطفهم واهتمامهم بموظفيهم خلال هذه الأزمة، وهو ما يستوجب من مختلف القطاعات مواجهة تحديات متزايدة في الاستراتيجيات، وطرق التواصل والتفاعل مع الكوادر الداخلية في ظل ضبابية المستقبل، ومشاعر القلق السائدة بسبب أزمة فيروس "كورونا المستجد"، وهو ما يحتم بذل المزيد من الجهود لإنشاء خطة للتواصل الداخلي الفعال، من أجل بناء قيادة واثقة وشفافة.

وأشار التقرير إلى أن أغلب الموظفين يتطلعون في مثل هذه الأوقات إلى رؤسائهم أو مدرائهم التنفيذيين أو مشرفيهم، للتواصل معهم وطمأنتهم بخصوص استمرار سير العمل، وقدرة مؤسستهم على تخطي الاضطرابات الناجمة عن الأزمة الحالية، وأكد على أهمية حرص المدير أو الرئيس التنفيذي في إعداد خطة للتواصل الداخلي مبنية على الحقائق البحتة، لإرشاد موظفيه بخريطة طريق واقعية لمواجهة المتغيرات الجديدة الناجمة عن فيروس كورونا المستجد.

ووضعت وحدة الدراسات التحليلية لدى W7Worldwide للاستشارات الاستراتيجية والإعلامية دليلا مكونا من 7 خطوات، لمساعدة المؤسسات الحكومية والخاصة والمدنية على التفاعل مع موظفيهم خلال الأزمة الصحية التي ضربت مختلف مناطق العالم.

وركزت الخطوة الأولى على الحضور الفاعل للرئيس التنفيذي بين زملائه من خلال التواصل البناء، للقضاء على أجواء التوتر المشحون بالقلق، فيما أوصت الخطوة الثانية بإشراك مختلف موظفي المؤسسة أو القطاع في صياغة خطة التواصل الداخلية، لأن ذلك سيجعلها أكثر فعالية في نقل سلوكيات القيادة للحالات التي تتطلب استجابة سريعة.

أما الخطوة الثالثة في الدليل فشددت على حاجة الموظفين بتزويدهم بتوعية متفائلة مطمئنة تستند إلى معلومات من مصادر رسمية موثوقة، فيما ركزت الخطوة الرابعة على التواصل ثنائي الاتجاه بين قيادة المؤسسة والمرؤوسين، إما بشكل مباشر أو باستخدام تقنيات "مؤتمرات الفيديو" الافتراضية.

وأوصى الدليل قيادة المؤسسة بأهمية توضيح سياسات الشركة في نشر المعلومات، ويفضل أن يكون ذلك بشكل متتالٍ عبر قنوات الاتصال الداخلية، ويتوقف معدل إعادة النشر تبعا لأهمية المعلومة، حيث يساعد ذلك في تعريف أفراد الفريق بأدوارهم المتوقعة، والنتائج المرجوة منهم خلال الأزمة، لتفادي احتمالية فقدان الإنتاجية أو سوء العمل.

كما قدم الدليل توصية مهمة تؤدي دورا حيويا في استيعاب الأزمات واحتوائها وهي الحرص على تقدير الموظفين، كونه من أكثر السبل الفعالة لبناء الثقة وزيادة الحماس. وتمحورت الخطوة الأخيرة في الدور الأساسي للقادة المؤثرين في هذه الأوقات الصعبة عبر إعادة التفكير والتخطيط للمرحلة المقبلة.