كيف يمكنك إدارة فريق عمل يعمل عن بعد؟
السبت - 29 فبراير 2020
Sat - 29 Feb 2020
يوما بعد يوم، وعاما تلو الآخر، تتطور التقنية بوتيرة متسارعة للغاية لم يكن لها مثيل فيما سبق. وكنتاج طبيعي لهذا التطور، سمحت التقنية لرواد الأعمال ببناء أعمالهم وشركاتهم الخاصة، وتوظيف فرق عملهم عن بعد بشكل كامل من خلال الانترنت، دون الحاجة إلى مقر عمل يذهب إليه الموظفون يوميا. لذا، وخلال الوقت الحالي لم يعد يخفى على أحد مدى انتشار نظام العمل عن بعد كنظام عمل رئيس تعتمد عليه آلاف الشركات عالميا. لكن يبقى السؤال الذي يؤرق كثيرين من أصحاب المشاريع: هل يمكنني إدارة فريق عمل يعمل عن بعد حقا؟
حسنا، رغم أن التساؤل قد يبدو محيرا، إلا أن إجابته واضحة للغاية، نعم يمكنك إدارة فريق عمل عن بعد. لذا، إن كنت صاحب مشروع أو شركة ناشئة، وتفكر في تبني وتطبيق نظام العمل عن بعد داخل شركتك، فإن الأمر قد يتطلب منك بعض الجهد لإنجاحه، بداية من الوصول إلى الموظفين الأكفاء المناسبين حتى خلق بيئة عمل مناسبة، إذ يعتمد نجاح أي عمل عن بعد على ثلاثة عناصر جوهرية، أولها فريق العمل المناسب، وثانيها الأدوات والبرمجيات المستخدمة، وثالثها خطة العمل.
فريق العمل.. جوهر نجاح العمل عن بعد
يعد فريق العمل المناسب العنصر الأكثر أهمية في عملية العمل عن بعد بلا منازع، ببساطة لأنه لا نجاح لأي مشروع أو شركة دون موظفين مهرة، قادرين على أداء مهامهم بشكل جيد. ورغم ذلك، لا يستطيع جميع الموظفين التأقلم مع طبيعة العمل عن بعد الذي يعد بمنزلة بيئة عمل افتراضية تفتقر إلى العنصر الاجتماعي المشترك الذي توفره بيئة العمل التقليدية عادة، لذلك لن تستطيع جذب أي موظف ثم تضعه في بيئة عمل عن بعد وتنتظر منه العمل بشكل مثالي وأداء كل مهامه بكفاءة. هذا لا يمت للمنطق بأي صلة!
خلال عملية التوظيف، ينظر أرباب العمل في المقام الأول إلى مستوى المهارات التي يمتلكها الموظف وتمكنه من أداء المهام المنوطة به، ضاربين بالمهارات الفرعية الأخرى التي من بينها قدرة العمل في بيئة عمل افتراضية عرض الحائط، معتقدين أنها غير هامة مقارنة بالمهارات الأساسية التي يتطلبها إنجاز العمل. لكن هذا غير صحيح على الإطلاق، حتى إذا وجدت موظفا يتمتع بالمهارات الفنية التي تؤهله للحصول على الوظيفة، فقد يكون هذا الشخص لا تلائمه بيئة العمل عن بعد.
إن الصفة الجوهرية التي يجب أن يتميز بها فريق العمل عن بعد هي قدرته التامة على العمل بكفاءة في بيئات العمل الافتراضية. وحتى يتمتع الموظف بهذه القدرة، لا بد من أن يمتلك مجموعة متكاملة من الصفات والمهارات التي تجعله في النهاية مناسب لبيئة العمل الافتراضية، مثل: الإدارة الذاتية، وتنظيم الوقت، ومهارات التواصل، والقدرة على العمل ضمن فريق، وسرعة التعلم.
ورغم أن هذه المهارات قد يصعب التحقق من توفرها خلال مقابلات العمل المعدودة، إلا أنه يمكنك تخطي هذه الخطوة من خلال اختيار موظفين سبق لهم العمل عن بعد، سواء كان ذلك بدوام كامل أو جزئي أو حتى بشكل حر (فريلانس). ذلك، لأن هؤلاء الأشخاص عادة ما يمتلكون المهارات السابقة، لكن الأهم من ذلك، هو أنهم يمتلكون نظام دعم اجتماعي خاص بهم تمكنوا من تشييده في السابق، يعوضهم عن الدعم الاجتماعي الذي تفتقر إليه بيئة العمل البعيدة.
الأدوات والبرمجيات
في بيئة عمل افتراضية يعمل جميع أفرادها عن بعد من أماكن متفرقة من العالم، ستحتاج دائما إلى الأدوات الصحيحة للتأكد من بقاء الجميع على الخط نفسه، حيث يمكنهم الاستمرار في أداء أعمالهم بفاعلية دون حتمية وجود شخص حقيقي إلى جانبهم. من هنا تبزغ أهمية الأدوات والبرمجيات المناسبة التي تخدم بيئة العمل البعيدة، بداية من أدوات اجتماعات الفيديو التي تمكنك من تقريب الفريق لحضور اجتماعات شاملة لتوجيه الجميع على المسار الصحيح، حتى الأدوات المناسبة للتواصل والدردشة الجماعية وإدارة مهام العمل وغيرها.
خلال السنوات القليلة الماضية، تطورت برمجيات الأعمال بشكل كبير لتخدم بيئات العمل الافتراضية والموظفين البعيدين. على سبيل المثال لا الحصر، يمكنك استخدام محرر مستندات قوقل لتحرير المستندات، وبرنامج «Zoom» لإجراء اجتماعات الفيديو الكبيرة مع فريق العمل، وتطبيق «Slack» للدردشة الجماعية في بيئة العمل، وبرنامج «Trello» لتوزيع مهام العمل وإدارتها، وأخيرا منصة «GitHub» لإدارة المشاريع البرمجية، وهكذا.
خطة سير العمل
يتجاهل كثيرون من أصحاب الأعمال الذين يبدؤون تطبيق نظام العمل عن بعد خطة العمل عن عمد، إذ يعتقدون أنها أمر افتراضي يحدث تلقائيا بمجرد تجميع فريق العمل دون التخطيط له أو بذل أي جهد لإنجاحه. لكن هذا غير صحيح إطلاقا، إذ تعد خطة العمل بمنزلة المحرك الرئيس لعجلة العمل والإنتاجية، وبالتالي عدم وجود خطة عمل محكمة مخطط لها بعناية يعني أن احتمالية فشل العمل أصبحت مضاعفة.
توفر خطة العمل الجيدة هيكلا واضحا واتجاها محددا لإنجاز الأمور، وبالتالي وجود خطة عمل محكمة يسمح بإنجاز العمل طالما وجد العنصر البشري حتى لو غاب أي شيء آخر. تتكون خطة العمل الجيدة من محاور أساسية مواتية لثقافة وبيئة العمل، وتخدم جميعها هدف الشركة أو المؤسسة. لكن كيف يمكنك خلق خطة عمل متكاملة؟
حسنا، رغم أن الأمر يعتمد بشكل أساسي على رؤى الشركة الخاصة بك وأهدافها وطبيعة عملها، لكن في كل الأحوال يجب أن تبدأ خطة العمل بهدف أسمى يؤمن به جميع الموظفين والعاملين، ويسعون جاهدين لتحقيقه. ولخلق هذا الدافع لدى موظفيك، لا بد من احترام الاختلافات الثقافية بينهم، والتواصل المستمر معهم، وتقديم التشجيع والدعم المناسب لهم مهما اختلفت صورته.
في النهاية، رغم أنك قد تواجه بعض التحديات في إعداد نظام العمل عن بعد، إلا أن المزايا اللانهائية التي يوفرها هذا النظام بالنسبة لقطاع ضخم من سوق العمل، خاصة الشركات التي تعمل في المجالات الرقمية، تستحق بذل بعض الجهد للتغلب على هذه التحديات وإنجاح العمل. لذا، إن كنت تمتلك شركة ناشئة وترغب في تطبيق نظام العمل عن بعد، وتبحث عن موظفين مهرة في الوطن العربي، يمكنك عرض الوظائف التي تحتاجها على موقع «بعيد» المتخصص بعرض الفرص الوظيفية التي توفرها الشركات العربية التي تعمل عن بعد.
@AsemEcono
حسنا، رغم أن التساؤل قد يبدو محيرا، إلا أن إجابته واضحة للغاية، نعم يمكنك إدارة فريق عمل عن بعد. لذا، إن كنت صاحب مشروع أو شركة ناشئة، وتفكر في تبني وتطبيق نظام العمل عن بعد داخل شركتك، فإن الأمر قد يتطلب منك بعض الجهد لإنجاحه، بداية من الوصول إلى الموظفين الأكفاء المناسبين حتى خلق بيئة عمل مناسبة، إذ يعتمد نجاح أي عمل عن بعد على ثلاثة عناصر جوهرية، أولها فريق العمل المناسب، وثانيها الأدوات والبرمجيات المستخدمة، وثالثها خطة العمل.
فريق العمل.. جوهر نجاح العمل عن بعد
يعد فريق العمل المناسب العنصر الأكثر أهمية في عملية العمل عن بعد بلا منازع، ببساطة لأنه لا نجاح لأي مشروع أو شركة دون موظفين مهرة، قادرين على أداء مهامهم بشكل جيد. ورغم ذلك، لا يستطيع جميع الموظفين التأقلم مع طبيعة العمل عن بعد الذي يعد بمنزلة بيئة عمل افتراضية تفتقر إلى العنصر الاجتماعي المشترك الذي توفره بيئة العمل التقليدية عادة، لذلك لن تستطيع جذب أي موظف ثم تضعه في بيئة عمل عن بعد وتنتظر منه العمل بشكل مثالي وأداء كل مهامه بكفاءة. هذا لا يمت للمنطق بأي صلة!
خلال عملية التوظيف، ينظر أرباب العمل في المقام الأول إلى مستوى المهارات التي يمتلكها الموظف وتمكنه من أداء المهام المنوطة به، ضاربين بالمهارات الفرعية الأخرى التي من بينها قدرة العمل في بيئة عمل افتراضية عرض الحائط، معتقدين أنها غير هامة مقارنة بالمهارات الأساسية التي يتطلبها إنجاز العمل. لكن هذا غير صحيح على الإطلاق، حتى إذا وجدت موظفا يتمتع بالمهارات الفنية التي تؤهله للحصول على الوظيفة، فقد يكون هذا الشخص لا تلائمه بيئة العمل عن بعد.
إن الصفة الجوهرية التي يجب أن يتميز بها فريق العمل عن بعد هي قدرته التامة على العمل بكفاءة في بيئات العمل الافتراضية. وحتى يتمتع الموظف بهذه القدرة، لا بد من أن يمتلك مجموعة متكاملة من الصفات والمهارات التي تجعله في النهاية مناسب لبيئة العمل الافتراضية، مثل: الإدارة الذاتية، وتنظيم الوقت، ومهارات التواصل، والقدرة على العمل ضمن فريق، وسرعة التعلم.
ورغم أن هذه المهارات قد يصعب التحقق من توفرها خلال مقابلات العمل المعدودة، إلا أنه يمكنك تخطي هذه الخطوة من خلال اختيار موظفين سبق لهم العمل عن بعد، سواء كان ذلك بدوام كامل أو جزئي أو حتى بشكل حر (فريلانس). ذلك، لأن هؤلاء الأشخاص عادة ما يمتلكون المهارات السابقة، لكن الأهم من ذلك، هو أنهم يمتلكون نظام دعم اجتماعي خاص بهم تمكنوا من تشييده في السابق، يعوضهم عن الدعم الاجتماعي الذي تفتقر إليه بيئة العمل البعيدة.
الأدوات والبرمجيات
في بيئة عمل افتراضية يعمل جميع أفرادها عن بعد من أماكن متفرقة من العالم، ستحتاج دائما إلى الأدوات الصحيحة للتأكد من بقاء الجميع على الخط نفسه، حيث يمكنهم الاستمرار في أداء أعمالهم بفاعلية دون حتمية وجود شخص حقيقي إلى جانبهم. من هنا تبزغ أهمية الأدوات والبرمجيات المناسبة التي تخدم بيئة العمل البعيدة، بداية من أدوات اجتماعات الفيديو التي تمكنك من تقريب الفريق لحضور اجتماعات شاملة لتوجيه الجميع على المسار الصحيح، حتى الأدوات المناسبة للتواصل والدردشة الجماعية وإدارة مهام العمل وغيرها.
خلال السنوات القليلة الماضية، تطورت برمجيات الأعمال بشكل كبير لتخدم بيئات العمل الافتراضية والموظفين البعيدين. على سبيل المثال لا الحصر، يمكنك استخدام محرر مستندات قوقل لتحرير المستندات، وبرنامج «Zoom» لإجراء اجتماعات الفيديو الكبيرة مع فريق العمل، وتطبيق «Slack» للدردشة الجماعية في بيئة العمل، وبرنامج «Trello» لتوزيع مهام العمل وإدارتها، وأخيرا منصة «GitHub» لإدارة المشاريع البرمجية، وهكذا.
خطة سير العمل
يتجاهل كثيرون من أصحاب الأعمال الذين يبدؤون تطبيق نظام العمل عن بعد خطة العمل عن عمد، إذ يعتقدون أنها أمر افتراضي يحدث تلقائيا بمجرد تجميع فريق العمل دون التخطيط له أو بذل أي جهد لإنجاحه. لكن هذا غير صحيح إطلاقا، إذ تعد خطة العمل بمنزلة المحرك الرئيس لعجلة العمل والإنتاجية، وبالتالي عدم وجود خطة عمل محكمة مخطط لها بعناية يعني أن احتمالية فشل العمل أصبحت مضاعفة.
توفر خطة العمل الجيدة هيكلا واضحا واتجاها محددا لإنجاز الأمور، وبالتالي وجود خطة عمل محكمة يسمح بإنجاز العمل طالما وجد العنصر البشري حتى لو غاب أي شيء آخر. تتكون خطة العمل الجيدة من محاور أساسية مواتية لثقافة وبيئة العمل، وتخدم جميعها هدف الشركة أو المؤسسة. لكن كيف يمكنك خلق خطة عمل متكاملة؟
حسنا، رغم أن الأمر يعتمد بشكل أساسي على رؤى الشركة الخاصة بك وأهدافها وطبيعة عملها، لكن في كل الأحوال يجب أن تبدأ خطة العمل بهدف أسمى يؤمن به جميع الموظفين والعاملين، ويسعون جاهدين لتحقيقه. ولخلق هذا الدافع لدى موظفيك، لا بد من احترام الاختلافات الثقافية بينهم، والتواصل المستمر معهم، وتقديم التشجيع والدعم المناسب لهم مهما اختلفت صورته.
في النهاية، رغم أنك قد تواجه بعض التحديات في إعداد نظام العمل عن بعد، إلا أن المزايا اللانهائية التي يوفرها هذا النظام بالنسبة لقطاع ضخم من سوق العمل، خاصة الشركات التي تعمل في المجالات الرقمية، تستحق بذل بعض الجهد للتغلب على هذه التحديات وإنجاح العمل. لذا، إن كنت تمتلك شركة ناشئة وترغب في تطبيق نظام العمل عن بعد، وتبحث عن موظفين مهرة في الوطن العربي، يمكنك عرض الوظائف التي تحتاجها على موقع «بعيد» المتخصص بعرض الفرص الوظيفية التي توفرها الشركات العربية التي تعمل عن بعد.
@AsemEcono
