إتلاف وثيقة حكومية أصعب مما تتوقع

يظن البعض أن الوثائق الحكومية تكمن أهميتها في وقت الحدث فقط ثم لا تعد لها قيمة، فقد يتلفها بعد ذلك أو يتخلص منها بطريقة غير قانونية مما يعرضه للمساءلة، لذا فالتعليمات الرسمية لجميع الأجهزة الحكومية تقضي بعدم إتلاف وثائقها قبل اعتماد المركز الوطني للوثائق والمحفوظات بيانات ومحاضر الوثائق المراد إتلافها، كما أن على الجهات المصدرة للوثائق تزويد المركز بنسخة من تلك الوثائق حال صدورها.

ومن أهداف المركز الوطني للوثائق والمحفوظات:

1- إعداد اللوائح التنفيذية اللازمة لنظام الوثائق والمحفوظات وتنفيذها.

2- جمع الوثائق والمحفوظات وفهرستها وتصنيفها وترميزها وحفظها وصيانتها وتنظيم تداولها.

3- تجهيز التنظيم الإداري والإجراءات الإدارية والفنية اللازمة لأعمال المركز وتوفير البيانات والمعلومات للمستفيدين منها.

4- تحقيق التنسيق والتكامل مع الأجهزة المعنية بالوثائق وتبادل الخبرات والمعلومات معها.

5- العمل مع الجهات المختصة على إيجاد العناصر الوطنية المؤهلة للعمل في مجال الوثائق والمحفوظات.

6- إعداد دليل تصنيف موحد للوثائق والمحفوظات.

7- الإشراف والمتابعة الفنية لعمليات الحفظ في الأجهزة الحكومية والعمل على حماية الوثائق.

8- تجميع كل الأنظمة واللوائح والتعليمات والاتفاقيات والمعاهدات.

9- تحقيق التعاون في مجال الوثائق والمحفوظات مع الأجهزة المختصة دوليا.

10- الإشراف على إتلاف الوثائق والمحفوظات التي يتقرر إتلافها بموجب اللائحة الخاصة بذلك.