تتولى مكاتب الطوافة استلام جوازات الحجاج من مرشد الحافلة وتسجيل بيانات الحافلة والفوج وعدد الحجاج وعدد الجوازات التي استلمت من المرشد، وتبقى الجوازات في عهدة مكاتب الطوافة حتى وقت مغادرة الحجاج إلى بلادهم، حيث تسلم الجوازات لمنظمي البعثة، ويكون هناك ترتيب لآلية الرحلات المغادرة. وأوضح مسؤول الجوازات في أحد مكاتب الطوافة التابعة لمؤسسة مطوفي حجاج دول أفريقيا غير العربية، محمد العتيبي أن الجواز وثيقة رسمية مهمة لكي يدخل الحاج إلى أراضي السعودية، والبداية من خلال استلام الجوازات من مرشد الحافلة في مكان مخصص للاستقبال، وتسجيل بيانات الحافلة والفوج وعدد الحجاج وعدد الجوازات المستلمة، وبناء على استلامها يسلم الحجاج أساور وبطاقات للتنقل في مكة المكرمة، وتحفظ الجوازات في مكان مخصص معزول تماما، يتكون من دواليب كل رف يحتوي على خمسة أفواج والفوج الواحد مكون من 50 حاجا.

بيانات الحجاج

وأضاف العتيبي أن هناك موظفا يتولى إدخال جميع بيانات الحاج في الموقع الرسمي لمؤسسة الطوافة، والبيانات مكونة من الاسم وتاريخ الميلاد ورقم الجواز والجنسية والولاية، بعدها ترفع البيانات إلى وزارة الحج ومن ثم نقوم بحفظ الجوازات في المكان المخصص لها، وفي حالة احتاج الحاج إلى صورة من الجواز، فانه يقدم طلب للمكتب ويبين سبب طلب الصورة من الجواز، وقد يطلبها الحاج بسبب قدوم حوالة بنكية او غير ذلك، وتكون مختومة بختم صورة طبق الأصل، والغرفة التي تحفظ فيها الجوازات يمنع منعا باتا دخول أي شخص دون العاملين في المكتب. وأما في حالة مغادرة الحجاج أراضي المملكة، فقال العتيبي: إنه يتم تسليم الجوازات إلى المنظمين للبعثة حيث تكون هناك كشوفات للحجاج المغادرين لدى المنظمين، ويكون هناك ترتيب لآلية رحلة المغادرة لهم، حيث لو كانت هناك رحلة في يوم معين والرحلة مكونة من 400 حاج، نقوم باستخراج 400 جواز بناء على الكشوفات التي تعطى لنا حيث يصعد الحاج إلى الحافلة ويستلم الجواز.

الوفاة والهرب

وفي حالة وفاة الحاج أشار العتيبي إلى أن المرجع يتصل بالمكتب ويعطي معلومات عن اسمه وعمره أو رقم جوازه ورقم الفوج، ويرسل مندوب من المكتب يكون معه جواز المتوفى ليتأكد ويطبق المعلومات التي في جواز السفر للمتوفي وبعد التطابق يتم تسليم المستشفى نسخة من الجواز، ويتم تسليم الجواز إلى مسؤول البعثة بخطاب مرافق من قبلهم، وفي حالة الوفاة بعد الانتهاء من إجراءات وتصريح الدفن كما ذكرت يتم تسليم الجواز إلى مسؤول البعثة ليستكمل باقي الإجراءات. وذكر أنه في حالة هرب الحاج إلى إحدى مدن المملكة، نحن نلتزم مع الحاج إلى يوم 15 محرم، وأن الجوازات التي لم يتسلمها أحد أو هربوا إلى أي مكان موجودة لدينا وتسلم إلى المؤسسة بعد عمل بحث كامل على جميع الجهات الحكومية مثل السجون والمستشفيات وثلاجات الموتى، وفي حال ثبت عدم وجوده تخاطب الجهات الحكومية ووزارة الحج.