يحتوي خطاب التعريف سواء كان ورقيا أم الكترونيا على معلومات تفصيلية حول الشخص إلى جانب سيرته الذاتية، بل يشكل أهمية مساوية لأهمية السيرة الذاتية، حيث يعكس أكثر أسلوب كاتبه ويصور مدى ملائمته للوظيفة، كما أنه مفضل لدى 42% من أصحاب العمل، بينما 27% لا يشكل فارقا لهم حسب موقع جامعة كينت البريطانية، وللبدء بكتابة خطاب تعريف يخصك هناك 4 فقرات مهمة يجب ذكرها تسبقها العناوين ويختمها الشكر والتوقيع، حسب موقع The Balance Careers الأمريكي، وهي:

- ابدأ الرسالة بالتحية والتوجيه للمستقبل ويفضل ذكر اسمه إذا كان معروفا، مع إضافة اسمك وعنوانك.

- الفقرة الأولى:

حدد الوظيفة التي ترغب بالتقديم عليها، وكيف توصلت إليها ومتى ستكون جاهزا لمباشرة العمل.

- الفقرة الثانية:

اذكر فيها لماذا أنت مهتم لشغل هذه الوظيفة والعمل بهذه المؤسسة وما يجذبك في بيئة عملها.

- الفقرة الثالثة:

لخص خبراتك وكيف ستكون إضافة إيجابية للمؤسسة، واربط خبراتك السابقة بمتطلبات الوظيفة المقدم عليها.

- الفقرة الرابعة:

وضح الأيام التي لست متفرغا فيها للمقابلة، وتطلعك للمقابلة ولتلقي الرد قريبا.

- اختم الرسالة بعبارات الشكر وتوقيعك.