كيف تعقد اجتماع عمل ناجح؟

من المفاتيح الأساسية للنجاح في العمل الاجتماعات المنتجة والمنظمة، حيث يعكس تأثير الاجتماع بنجاحه أو فشله من القرارات الناتجة عنه على البيئة العملية. وبحسب اقتراح نشره موقع Project Management Hacks فإن هناك سبع خطوات تسبب في نجاح الاجتماع بشكل ذو فعالية قوية.

1- عمل جدول يحتوي على برامج الأعمال التي سيتم مناقشتها والتأكد من تقديمها لحاضري الاجتماع قبل ميعاده بيوم على الأقل

2- مراجعة قائمة المشاركين في الاجتماع، وتقليص عدد الحاضرين فقط للأشخاص المعنيين، والذين لديهم صلاحية القرار

3- الالتزام بالوقت ومراقبة الساعة، حيث يبدأ الاجتماع على الوقت وينتهي بالوقت المذكور أو قبله بدقائق

4- الالتزام بجدول الأعمال المرافق والمرور على جميع المواضيع المرفقة والطلب من الحضور، التركيز على وقت نقاشهم من خلال متابعة الجدول

5- التنبه المبكر والتذكير بالنقاط والنقاشات المهمة ونشر تطورات الاجتماع قبل ميعاده لتجنب عدم التنظيم أثناء وقته وتجنب مفاجأة الحاضرين

6- كتابة ملاحظات شخصية تتضمن أسئلة وتعليقات في ورقة بدلا من الأجهزة الالكترونية لتجنب الإحراج

7- متابعة سياق الاجتماع والتنبه للملاحظات والنصائح وتجنب التوتر، ومغادرة القاعة بانطباع جيد، واقتراح المتابعة لمعرفة النتائج