مركز وثائق لكل جهاز حكومي بـ 12 مهمة
الجمعة / 20 / محرم / 1438 هـ - 21:15 - الجمعة 21 أكتوبر 2016 21:15
ألزمت الترتيبات التنظيمية لمراكز الوثائق والمحفوظات في الأجهزة الحكومية أن يكون في المقر الرئيس لكل جهاز حكومي مركز للوثائق والمحفوظات يسمى «مركز الوثائق والمحفوظات»، يرتبط إداريا برئيس الجهاز أو المسؤول الثاني في الجهاز وفقا لما يقرره رئيس الجهاز، فيما بينت الترتيبات التنظيمية التي نشرت أمس في الجريدة الرسمية أن للمركز أهدافا عدة، منها العمل على الحيلولة دون إنتاج الوثائق التي لا حاجة إليها، بما يحقق توفير الوقت والجهد والتكاليف المالية والإدارية، إضافة إلى 11 مهمة.
مهام المركز
- التنسيق والتكامل مع المركز الوطني للوثائق والمحفوظات فيما يحقق خدمة الوثائق وسلامتها
- فهرسة وثائق الجهاز، ومسحها، وتصنيفها، وترميزها، وحفظها، وصيانتها، وفقا للأنظمة واللوائح والتعليمات وخطط التصنيف والترميز الخاصة بالوثائق
- توفير الوثائق والمعلومات والبيانات اللازمة للمستفيدين وفقا لما تحدده التعليمات المنظمة لذلك
- التنسيق مع الجهات المختصة في الجهاز لتدريب العاملين في المركز وتأهيلهم في مجال الاختصاص
- التنسيق الإداري والفني لأعمال اللجنة الدائمة للوثائق ولجان التقويم ولجان الإتلاف ولجان الترحيل
- الرصد التاريخي لنشأة الجهاز وأنظمته ولوائحه وخططه وبرامجه ومشاريعه وتنظيماته الإدارية والإجرائية
- العمل على تهيئة أماكن حفظ الوثائق، وتوفير الوسائل المناسبة لحفظ الوثائق وحمايتها
- متابعة وتقويم تطبيق أنظمة الوثائق ولوائحها وأدلتها من قبل الوحدات الإدارية في الجهاز
- العمل مع الإدارات المختصة في الجهاز لوضع المعايير الموضوعية والشكلية للوثائق، وتنميط الوثائق المتماثلة، وتجنب إنتاج الوثائق التي لا حاجة إليها، والتنسيق مع المركز الوطني للوثائق والمحفوظات في هذا الشأن
- تحديد احتياجات المركز الإدارية والمالية لإدراجها في ميزانية الجهاز السنوية
- إعداد خطط وبرامج عمل المركز السنوية والخمسية
- أي مهمة أخرى يكلف بها في مجال اختصاصه
- استقبال الوثائق السرية وتدقيقها وتسلمها
- مسح الوثائق السرية وفهرستها وتصنيفها
- إدخال المعلومات اللازمة عن الوثائق السرية في برنامج التوثيق الآلي
- مراجعة وتدقيق الأعمال الفنية للوثائق السرية
- حفظ الوثائق السرية في الأماكن الخاصة بها
- ترحيل الوثائق السرية بحسب التعليمات المنظمة لذلك
- إتلاف الوثائق السرية بحسب التعليمات المنظمة لذلك
- توفير الوثائق السرية المطلوبة بحسب التعليمات المنظمة لذلك
- تحديد احتياجات الإدارة من القوى العاملة والأجهزة والمواد
- تقديم تقارير دورية عن إنجازات الإدارة والاقتراحات المناسبة لتطويرها
- أي مهمة أخرى تكلف بها في مجال اختصاصها