يتم التأسيس لاجتماعات مثمرة، بصياغة ميثاق (لائحة) عمل لضبط نسق الاجتماعات، يتم فيها التأكيد على ضرورة حضور المدعوين للاجتماع، وفي الوقت المحدد، وتجهيز الخدمات اللوجستية للاجتماع (مقاعد الجلوس - تجهيزات القاعة - التغذية - مشاركة المعلومات)، وتحديد المهام، وعدم تعطيلها، وأدب التواصل، وضبط التسيب، ووضع آلية محددة للاستيضاح خلال الاجتماع، مع الالتزام بأقصى درجات الحفاظ على خصوصية المعلومات الخاصة بالاجتماع.

ابتداء، يتم التخطيط للاجتماع قبل البدء فيه، بوضع أهداف محددة قابلة للقياس، والتأكيد على جاهزية الخدمات اللوجستية، وتحضير الأجندة، والأخيرة تعد أهم عامل لنجاح أي اجتماع، وهي مسؤولية أعضاء الاجتماع، على النحو التالي: تحديد إجابات للتساؤلات الأربعة، وهي: من هم أعضاء الفريق، ومقر الاجتماع، وموعده مع زمن البداية والنهاية، ومراجعة أهداف الاجتماع، يتبع ذلك تحديد بنود الأجندة (مواضيع محددة) لمناقشتها خلال الاجتماع، وهنا يأتي دور قائد الاجتماع، لوضع تسلسل منطقي للبنود لمناقشتها بتوقيت محدد، ومدة زمنية محددة خلال الاجتماع، وتحديد العضو المتحدث لكل بند، مع تأجيل بعض البنود المثيرة للاهتمام لمناقشتها آخر الاجتماع، مع ضرورة تخصيص وقت للراحة، ومراجعة الأعضاء للمعلومات ذات الصلة بالاجتماع.

ومع بدء الاجتماع، يفتتح قائد الاجتماع، بشرح أهداف الاجتماع وكيفية تحقيقها، يتبع ذلك تحدث كل عضو في البند الخاص به، ومن ثم يقفل الاجتماع عن طريق قائده، بتلخيص ما جرى بالاجتماع، والتأكيد على خطة العمل الواجب اتخاذها والمسؤول عن كل مهمة فيها.

وفي نهاية الاجتماع يتم تقييمه بشكل عام، لوضع خطط وحلول للمواضيع التي تمت مناقشتها، كذلك تقييم خاص، من خلال استبيان تقييم للاجتماع، بناء على معايير هامة يمثل تحقيقها نجاح أي اجتماع.

وفي نهاية الاجتماع، يتم التوثيق بمحضر الاجتماع، والذي يحتوي على اليوم والتاريخ، وأسماء الحضور، والمواضيع التي تمت مناقشتها، والقرارات المتخذة، وتحديد خطة العمل (المهام)، ومهمة كل عضو فيها، ويوم وتاريخ ومكان الاجتماع القادم، ويتم حفظ جميع محاضر الاجتماعات، وعمل مذكرة خاصة يتم فيها توثيق المهام، التي تم إنجازها بالتواريخ، للاجتماعات التي تم عقدها.

ومضرب الأمثال في الالتزام بالمواعيد، هو التزام الأنصار بحضور اجتماعهم مع رسول الله صلى الله عليه وسلم ، توقيتا ومكانا، بعد مرور عام كامل من تحديد وقت الاجتماع، في بيعة العقبة الثانية، مع الافتقار لوسائل التواصل السريعة في حينها، وكان أرباب البيعة الأولى انصرفوا وهم على موعد مع رسول الله عليه الصلاة والسلام في المكان ذاته في الموسم التالي، ليعودوا إليه بعدد أوفر من المسلمين ويجددوا العهد والمبايعة، وكان ذلك في موسم الحج في السنة الثالثة عشرة من البعثة، في أوسط أيام التشريق ليلا، في الشعب الذي عند العقبة حيث الجمرة الأولى من منى.