القرارات هي شريان الحياة للمؤسسات، والاجتماعات هي الآلية التي يتم بها اتخاذ هذه القرارات في كثير من الأحيان. وبالرغم من ذلك، نرى كثيرا من المدراء التنفيذيين يتكلمون عن الاجتماعات كأنها نشاط غير مثمر. وقد يقول أحدهم «لقد قضيت كل وقتي تقريبا في الاجتماعات» معتبرا أن وقته قد ضاع.

يحتاج الأمر بالطبع إلى اتباع منهجية رشيدة لكيلا تصبح الاجتماعات وقتا ضائعا، ولكي تتحول إلى أداة فعالة لتسريع عملية اتخاذ القرارات، التي هي أحد تطلعات رؤية المملكة 2030.

وأفضل مكان تبدأ منه هذه المنهجية الرشيدة هو جدول أعمال المدير، حيث ينبغي البدء بإلغاء بعض الاجتماعات المدرجة به والتي لا تحتاج إلى تواجده بنفسه، وهو ما قد يشكل أكبر هدية تمكنه من زيادة إنتاجيته.

وعند الإعداد للاجتماعات، ينبغي إيضاح ما إذا كان الغرض من الاجتماع هو مشاركة المعلومات أو مناقشتها أم هو اتخاذ قرار ما. قد يبدو الأمر بدائيا، ولكنه مهم. حيث إنه إذا كانت الحدود الفاصلة بين المشاركة والمناقشة أو اتخاذ القرار غير موجودة، أو كان الغرض من الاجتماع غير واضح بحيث يؤدي إلى زيادة قائمة موضوعات النقاش، فإن هذا يؤدي إلى اجتماعات محبطة وغير مجدية.

ثم ينبغي - عند إدارة الاجتماع - المحافظة على خطوط واضحة بين جلسات النقاشات الجانبية من جانب وبين جلسات اتخاذ القرار من جانب آخر، كما ينبغي أن يقوم مدير الاجتماع بالتأكد أن مساره يتم طبقا لما هو مخطط.

بالإضافة إلى ذلك، فإن التخطيط الناجح للاجتماع الذي يتم فيه اتخاذ القرارات ينبغي أن ينطوي على إجراءات للتأكد من وضوح الخطوات التالية لصدورها، بما في ذلك التفاصيل الدقيقة للتنفيذ. ومن ثم فينبغي، بعد الاجتماع، متابعة تنفيذ ما اتخذ من قرارات، والتأكد من الفصل الواضح بين التنفيذ وبين إجراءات مراقبة التنفيذ، وهو أمر هام، حتى إنه قد أشير إليه في رؤية المملكة 2030.

وفي النهاية، ينبغي ملاحظة أن القرار يكون مهما فقط إذا كان يمكن تنفيذه. فمجرد اتخاذ قرار لا يعني أن المشاركين في اتخاذه ملتزمون به. فربما تتحول «نعم» في الاجتماع إلى «ربما» في الأيام والأسابيع التالية، بسبب أن القرار لا يلبي دوافعهم الخاصة التي كانوا يستحضرونها معهم عند اتخاذه.

لذا، فالتحدي الأكبر عند اتخاذ القرار هو في أن يشعر أغلب المشاركين في صنعه بأنهم مستفيدون من تنفيذه بشكل أو بآخر، فهذا ضمان لا بأس به من أنهم لن يعيقوا التنفيذ.

وفي نفس الوقت ينبغي أن يسود في المؤسسة المبدأ الذي ينص على أن «عدم موافقة شخص ما على قرار معين لا يعني عدم التزامه بتنفيذه بأمانة إذا صدر»، فالقرار هو سيد الموقف، وهو نتاج دراسة العديد من البدائل ثم اختيار أفضلها.