يعتمد القطاع الخاص على دراسات الجدوى الاقتصادية (Feasibility studies) قبل الشروع في الموافقة على أي مشروع، ولكن القطاع العام الحكومي له أسلوب مغاير في الموافقة على المشاريع وتخصيص الميزانيات.

ونظرا إلى التطور الذي تعيشه المملكة في جميع المجالات وتقوده رؤية المملكة (2030)، خاصة في أسلوب أداء الأعمال وكفاءة الإنفاق المالي وترتيب الأولويات في الإنفاق والاستثمار وطرق اعتماد المشاريع الجديدة، فقد أصبح أهم متطلبات اعتماد أي مشروع في القطاع الحكومي من قبل متخذ القرار والجهات المالية هو تقديم دراسة عن المشروع أو ما يسمى مسوغ العمل (Business Case) التي تثبت الحاجة إلى المشروع.

وهذا يقودنا إلى السؤال عن ماهية مسوغ العمل (Business Case)، والتي يمكن تعريفها بأنها: وثيقة أولية للمشروع تحتوي على كل المعلومات الضرورية التي تدعم اتخاذ القرار حيال الموافقة على المشروع من قبل صاحب الصلاحية، وتخصيص الميزانية من قبل الجهات المالية لهذا المشروع الذي يمثل أفضل الخيارات التي تحقق الأهداف الاستراتيجية للمنظمة.

وهذه الوثيقة تحتوي على المعلومات الأساسية التالية:

1. مبررات المشروع، مدى الحاجة إليه، المشكلة التي سوف يعالجها، الفرص التي سيحققها، العائد المتوقع من الاستثمار فيه.

2. الخيارات والبدائل، الفرص المستغلة والحلول الممكنة ومقارنتها وتقييمها والتوصية بالحل المختار ولماذا.

3. البيانات والمعلومات والوقائع التي تدعم طلب المشروع المقترح.

4. علاقة التأثير بين المشروع المقترح والمشاريع والأصول التي تملكها المنظمة.

5. تكامل المشروع مع خطة السعة والطلب للمنظمة.

6. تعريف قيود المشروع.

7. الفوائد التي ستتحقق من تنفيذ هذا المشروع.

8. التحليل الزمني لتحديد وقت ومراحل تنفيذ المشروع بنجاح.

9. التحليل المالي للتكلفة والمنفعة لتحديد الجدوى المالية والاقتصادية للخيار الأنسب وتقدير التكلفة والميزانية المبدئية المطلوبة وطرق التمويل المقترحة.

10. تقييم المخاطر المصاحبة للمشروع التي ترفع من ثقة متخذي القرار بأن المشروع تم التحقق منه بشكل صحيح.

11. تحليل لإمكانات وقدرات المنظمة في تنفيذ المشروع وتحقيق مخرجاته.

12. تحليل علاقة المؤثرين والمتأثرين بهذا المشروع.

إن من أهم فوائد إعداد دراسات مسوغات العمل ما يلي:

1. تربط المشروع مع الخطة الاستراتيجية.

2. تساعد على الاختيار الأمثل ما بين المشاريع المقترحة.

3. تعطي أولوية للمشاريع ذات الحاجة الملحة.

4. تساعد على التوجيه الصحيح للموارد المالية.

5. تساهم في رفع كفاءة الإنفاق والحد من الهدر المالي.

6. تحول الصرف المالي على المشاريع من عشوائي إلى منظم.

7. تسهم في الالتزام بسقف الإنفاق المالي المخصص في الميزانية.

8. تعزز القيمة المضافة للمشروع.

9. تساعد على اتخاذ القرار لرشيد.

10. تقلل من المخاطر المصاحبة للمشروع.

إن إحدى المهام الرئيسية للتخطيط الاستراتيجي لأي منظمة هي التخطيط المالي للمشاريع التي تتواءم مع استراتيجية المنظمة وتحقق أهدافها بكفاءة وفعالية، لذا لزاما على القطاع الحكومي استحداث وتحديث الأقسام المختصة في التنظيم الإداري والمالي ليصبح لدينا احترافية في إعداد مسوغات العمل ودراسات السعة والطلب، وهذا الأسلوب يعد من أفضل الممارسات العالمية في بناء المشاريع، والذي يوصي به المعهد الأمريكي لإدارة المشاريع (PMI).

الوحدات الإدارية في المستويات الفرعية تحتاج إلى صياغة وثيقة مسوغات العمل لكل مشروع تقترحه أو تطلبه من الإدارات العليا، لأن هذه الوثيقة سوف تكون الأداة المرجحة التي تستطيع من خلالها الدفاع عن فكرة المشروع خلال مرحلتين، أولاهما أمام صاحب القرار في القطاع الحكومي لاختيار هذا المشروع عن غيره من المشاريع وإعطائه الأولوية، والمرحلة الثانية أمام الجهات المالية لطلب تخصيص الميزانية لتنفيذه دون غيره من المشاريع التي تقدمت بها القطاعات الحكومية الأخرى.

وعلى الجهات التدريبية إدراج منهجية إعداد دراسات السعة والطلب ومسوغات العمل (Business Case) وإعداد ميثاق المشروع (Project Charter) ضمن منهاجها التدريبية، لتأهيل مختصين في هذا الشأن لإحداث تغيير إيجابي في إجراءات العمل المالي والإداري والهندسي.

وكما أن وثيقة مسوغ العمل ضرورية لأي مشروع، يجب أن لا تكون ملزمة في بعض المشاريع التي تتعلق بأمن الوطن، والتي لا تخضع لعامل الربح والخسارة.

خلاصة القول: إن الاحترافية في إعداد دراسة مسوغات العمل (Business Case) هي الأداة المقنعة لصاحب القرار والجهات المالية للموافقة على المشروع وتخصيص الميزانية اللازمة، بعيدا عن الطرق التقليدية.