حدد مجلس الوزراء أخيرا آليات معالجة ظاهرة فقدان أصول مستندات الصرف النظامية من قبل بعض الجهات الحكومية والمؤسسات والشركات المتعاقد معها، وذلك بعد اطلاع هيئة الخبراء بمجلس الوزراء على الموضوع بمشاركة مندوبين من الجهات ذات العلاقة، وأعد المجتمعون محضرا، كما أعدت الهيئة مذكرتها المتضمنة توصية تلزم القسم المختص في الجهة الحكومية عند صرف مستحقات موظفي الدولة، ومستحقات التعامل بين الجهات الحكومية، والقطاع الخاص بأمرين.

وشدد على أهمية توجيه جميع الوزارات والأجهزة الحكومية الأخرى الممولة من الميزانية العامة للدولة بإدخال المعلومات المحددة في منصة (اعتماد) لأي التزام سواء تعميد أو عقد أو شراء مباشر وفق التعليمات المحددة لاستخدام المنصة، ولا يتم الالتزام إلا بعد استخراج الرقم المرجعي من المنصة، ما لم يستثن وزير المالية جهة أو التزاما معينا بشكل موقت لمدة لا تتجاوز سنة واحدة.

ودعا إلى الإسراع في أتمتة جميع الإجراءات المالية في الأجهزة الحكومية وتنفيذ ما قضى به البند (رابعا) من الأمر الذي ينص على أن «على الجهات الحكومية استخدام التوقيع الالكتروني وكل ما يتعلق بالتصديق على البيانات والمستندات والوثائق الآلية والمراسلات الالكترونية وفقا لنظام التعاملات الالكترونية، بالتنسيق مع المركز الوطني للتصديق الرقمي، ووفق ما تصدره الهيئة الوطنية للأمن السيبراني لحماية البيانات في هذا الشأن».

ونوه المجلس إلى أرشفة جميع مستندات الصرف النظامية وما يرتبط بها من مستندات من خلال نظام أرشفة الكتروني حديث وآمن ومتكامل، تنفيذا لما نص عليه البند (أولا) من الأمر الذي ينص على أن «على كل جهة حكومية أرشفة وثائقها ومستنداتها وعقودها وقراراتها وخطاباتها وبياناتها الكترونيا، وربطها بأنظمتها المالية والإدارية في نظام آلي يساعدها على سرعة الوصول إليها، تمهيدا للارتباط آليا مع الديوان العام للمحاسبة».

إجراءان إلزاميان عند الصرف:

1. الاحتفاظ بصورة من أصل خطاب التعميد أو التكليف وإعطاء المستفيد أصله، ليصرف استحقاقه بعد تقديمه ذلك الأصل عند مطالبته.
2. ربط خطاب التعميد أو التكليف برقم الحصر الخاص بالنفقة وتسديد الرقم قيديا في بيان المصروفات أثناء البت في إجراءات الصرف.