تدشين نظام الذاكرة المؤسسية بهيئة السياحة

دشن رئيس الهيئة العامة للسياحة والآثار الأمير سلطان بن سلمان في مقر الهيئة بالرياض أخيرا مشروع الأرشيف الالكتروني «الذاكرة المؤسسية» للهيئة المتضمن أرشفة الكترونية متطورة لوثائق الهيئة، ومركزا للوثائق والمحفوظات.

ويأتي المشروع الذي يتضمن رصيد الهيئة من الوثائق بأنواعها ووسائطها المختلفة، في إطار رؤية الهيئة للوصول إلى «هيئة بلا ورق» وتعزيزا لمفهوم الحكومة الالكترونية.

ويهدف النظام إلى جمع وفرز وتنظيم وثائق الهيئة الورقية والالكترونية، وأرشفتها وفق المعايير والسياسات العالمية، وذلك بغرض حفظها وتسهيل استرجاعها من قبل إدارات الهيئة عند الحاجة إليها.

وجاء المشروع نتيجة تضافر جهود كل من إدارة تقنية المعلومات ومركز الوثائق والمحفوظات بالهيئة، وذلك تلبية لرغبة الهيئة في فرز وتنظيم أرصدتها من الوثائق - في ظل التزايد المستمر في حجم الملفات والوثائق- وتحويل الوثائق الورقية إلى الشكل الالكتروني لما في ذلك من مميزات كبيرة مثل إتاحة الوصول إلى الوثائق من أي مكان عبر بيئة شبكات الاتصال، وتوفير الحيز المكاني، وربط أجزاء الهيئة ببعضها البعض، وسهولة وسرعة تداول الوثائق الالكترونية، ومراقبة استخدام الوثائق، وكذلك تعدد نقاط الوصول للوثائق على اختلاف موضوعاتها ومحتوياتها.

وصمم نظام «الذاكرة المؤسسية» ليتم استخدامه بواسطة مسؤولي الهيئة بصرف النظر عن مواقعهم، سواء كانوا في الأمانة العامة أو الفروع والمكاتب، والذين يتوزعون على 25 إدارة عامة، و16 فرعا، و46 مكتبا للآثار.

وحرصت الهيئة منذ بداية المراحل الأولى للمشروع على التواصل والتنسيق مع المركز الوطني للوثائق والمحفوظات، وذلك بعد تفعيل اللجنة الدائمة للوثائق، ولجان تقويم الوثائق، وإعداد جداول مدد حفظ الوثائق وإرسالها للمركز الوطني للاعتماد.

يذكر أن الهيئة العامة للسياحة والتراث الوطني تأسست عام 1421هـ، ويتكون رصيدها من الوثائق مما نتج عن النشاط اليومي للهيئة على مدار هذه السنوات في مجالات الاستثمار السياحي، والآثار والمتاحف، والتراث الوطني، بالإضافة إلى ما آل إلى الهيئة عند إنشائها من وثائق وزارات أخرى مثل ملفات الآثار من وزارة والتعليم، وملفات التراخيص من وزارة التجارة.