بدء العمل بقواعد وإجراءات إقامة المؤتمرات في السعودية

أقرت قواعد وإجراءات إقامة المؤتمرات في السعودية التي بدأ العمل بها أمس بعدم عقد المؤتمرات في قاعات المؤتمرات أو المناسبات أو صالات الفنادق ما لم تكن مرخصة من البرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات، وألا تقل مدة المؤتمر عن أربع ساعات، وألا تزيد على 7 أيام، محددة 9 شروط لتنظيم المؤتمر داخل السعودية.



وقصرت القواعد إقامة المؤتمر في قاعات المؤتمرات المستقلة أو داخل الجامعات، والقاعات داخل الفنادق، وصالات المناسبات الاجتماعية المرخصة من البرنامج، وفي المنشآت الموقتة المطابقة لاشتراطات الدفاع المدني في المدن والمحافظات التي لا تتوفر فيها قاعات للمؤتمرات بعد ترخيص من البرنامج.



كما ألزمت منظمي المؤتمر بتوثيق جميع الجلسات والمحاضرات المنعقدة في المؤتمر عبر الفيديو، وتزويد البرنامج بنسخة من هذا التوثيق في حال تم طلب ذلك، وذلك خلال فترة لا تتعدى السنتين من تاريخ إقامة المؤتمر.



شروط إقامة المؤتمرات في السعودية

- الترخيص من البرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات.

- المحافظة على القيم الإسلامية والضوابط الشرعية والأنظمة العامة أثناء تنفيذ المؤتمر.

- أن تكون اللغة العربية هي اللغة الرسمية، ويجوز استخدام لغات أخرى بشرط توفير الترجمة الفورية للغة العربية.

- تسمية المؤتمر بمسمى لائق ومتوافق مع اللغة العربية والآداب العامة، مع الالتزام بكل الحقوق الفكرية حسب الأنظمة المتبعة، ويجوز إضافة اسم مختصر للمؤتمر باللغة العربية والإنجليزية.

- ألا يقل عدد الحاضرين للمؤتمر عن 50 شخصا.

- أن تكون صفة المتقدم (المنظم) لترخيص المؤتمر إحدى الفئات التالية:



• الشركات أو المؤسسات المرخص لها بممارسة نشاط إقامة وتنظيم المؤتمرات، على أن يكون ترخيصها وسجلها التجاري عند التقديم ووقت إقامة المؤتمر ساري المفعول.

• الجمعيات المهنية أو الطبية أو العلمية أو الأهلية أو الخيرية أو التعاونية المرخصة.

• الغرف التجارية الصناعية.

• الجامعات الحكومية أو الأهلية.



- منع الأنشطة الترويجية للمؤتمر بما في ذلك الإعلان بشتى أشكاله قبل الحصول على الموافقة المبدئية للمؤتمر من البرنامج.

- لا يجوز إحالة الموافقة المبدئية أو ترخيص المؤتمر من الباطن أو بيعها للغير، ويمكن التعاقد من الباطن مع مؤسسات أخرى لتقديم خدمات التوريد أو التسويق للمؤتمر.

- لا يتحمل البرنامج أي مسؤولية، سواء كانت أدبية أم مالية أو نحوها في حال أخفق المنظم في تطبيق القواعد والإجراءات المنظمة للمؤتمرات.





استثناءات

- المؤتمرات المتخصصة التي تقيمها الأجهزة الحكومية (الوزارات والهيئات الحكومية) بمشاركات خارجية

- المؤتمرات والفعاليات التي تقيمها السفارات والبعثات الدبلوماسية المعتمدة في المملكة

- الفعاليات الثقافية (المحاضرات الدينية والدعوية، الأمسيات الشعرية، المسرحيات)



عقوبات المنظمين المخالفين

1 إنذار كتابي وطلب تعديل المخالفة أو المخالفات أثناء إقامة المؤتمر وتوقيع تعهد بعدم تكرار المخالفة مستقبلا.

2 منعه من إقامة مؤتمرات ومعارض 3 أشهر بعد الإنذار الكتابي، وفي حال وجود مؤتمرات للمنظم موافق عليها مبدئيا أو مرخصة وتقع في فترة الحظر، فإنها تلغى أو تؤجل لما بعد فترة الحظر.

3 المنع من إقامة مؤتمرات ومعارض ستة أشهر، وفي حال وجود مؤتمرات للمنظم موافق عليها مبدئيا أو مرخصة وتقع في فترة الحظر تلغى أو تؤجل لما بعد فترة الحظر.

4 تعليق السجل الخاص وإلغاء جميع المؤتمرات والمعارض الموافق عليها مبدئيا أو المرخصة، ولا يجوز إعادة قيد النشاط إلا بعد مضي سنة على الأقل من تاريخ التعليق.